Dobre praktyki na zdalne walne

biuro zarządu

Zdalne walne zgromadzenia oraz zgromadzenia wspólników zostały na szeroką skalę umożliwione dzięki przepisom tarczy antykryzysowej. Przeprowadzanie zgromadzeń z wykorzystaniem środków komunikacji miało umożliwić zachowanie reżimu dystansu społecznego. Wprowadzone przepisy budziły jednak wątpliwości w zakresie ich praktycznego stosowania. W tym celu Ministerstwo Aktywów Państwowych oraz Ministerstwo Sprawiedliwości wraz z Krajową Radą Notarialną opracowały rekomendacje dobrych praktyk notarialnych.

Rekomendacje zawierają zbiór zalecanych sposobów postępowania oraz interpretowania przepisów przy organizacji zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, w którym przewidziane jest zdalne uczestnictwo. Do najbardziej istotnych wskazówek możemy zaliczyć następujące kwestie:

  1. Zdalny udział w pełnym tego słowa znaczeniu

Udział w zgromadzeniu powinien zapewniać techniczną możliwość komunikacji dwustronnej komunikacji uczestników w czasie rzeczywistym. Chodzi bowiem o to, aby każdy uczestnik mógł nie tylko słuchać i przyglądać się obradom, ale także czynnie w nich uczestniczyć, zabierając głos. Nadto, osoby uczestniczące za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinny mieć możliwość wykonywania prawa głosu oraz zgłaszania sprzeciwów wobec podjętych uchwał, a także do składania wniosków formalnych czy projektów uchwał.

W efekcie, osoba uczestnicząca zdalnie w obradach powinna móc wykonywać taką samą (lub prawie taką samą) wiązkę uprawnień składających się na prawo udziału w zgromadzeniu, jak podczas fizycznej obecności w miejscu obrad.

photo-of-woman-talking-through-smartphone-while-using-laptop-4064227

  1. Zdalne walne musi mieć swoje fizyczne miejsce

Autorzy rekomendacji podkreślają, że przepisy w dalszym ciągu nie pozwalają na przeprowadzanie w pełni wirtualnych zgromadzeń. Oznacza to, że zgromadzenie musi mieć określone miejsce (w sensie fizycznym), w którym się odbywa. Miejsce to powinno być wskazane w zaproszeniu na zgromadzenie. W miejscu przeprowadzania zgromadzenia fizycznie obecny musi być notariusz, sporządzający protokół (jeżeli jego udział jest wymagany). Jednocześnie osoby uczestniczące w zgromadzeniu zdalnie mogą znajdować się w dowolnym miejscu na świecie i nie muszą przebywać na terytorium Polski.

  1. Przewodniczący na odległość

Dużo kontrowersji budziło to, czy do pełnienia funkcji przewodniczącego zgromadzenia można powołać tylko te osoby, które fizycznie znajdują się w miejscu wskazanym, jako miejsce przeprowadzania zgromadzenia. Z rekomendacji możemy wyczytać, że nie ma takich ograniczeń. Innymi słowy, zdaniem autorów rekomendacji, przewodniczącym zgromadzenia może być także osoba uczestnicząca zdalnie w zgromadzeniu.

Należy jednak podkreślić, że zdalny udział przewodniczącego zgromadzenia rodzi pewne komplikacje. Przewodniczący obowiązany jest do podpisania listy obecności, co przy jego zdalnym udziale będzie mogło być zrealizowane tylko przy pomocy podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego. Taka postać listy obecności może powodować problemy w przypadku, gdyby uchwały zgromadzenia podlegały rejestracji w KRS. Ponadto, przewodniczący musi podpisać protokół zgromadzenia. W przypadku protokołu sporządzanego przez notariusza, konieczne będzie osobiste pofatygowanie się przewodniczącego do notariusza i złożenie odręcznego podpisu już po zakończeniu obrad.

 

Powyższe wnioski to tylko część ustaleń jakie możemy wyczytać z Rekomendacji. Z całością komunikatu można zapoznać się tutaj