Krajowy Rejestr Sądowy – po co ten wpis w KRS?

Wielu przedsiębiorców uważa, że Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) jest tylko i wyłącznie smutnym, uciążliwym obowiązkiem administracyjnym. Należy jednak pamiętać, że z punktu widzenia przepisów prawa wpisy w Krajowym Rejestrze Sądowym mają kolosalne znaczenie dla obrotu prawnego. Trudno zresztą dziwić się takiemu rozwiązaniu, rejestr został ustanowiony właśnie po to, aby móc na nim polegać.

Kluczowymi przepisami z punktu widzenia funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego są art. 14 i 17 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, które ustalają zasadę domniemania prawdziwości wpisów w KRS. Zasada ta opiera się na dwóch filarach: po pierwsze domniemywa się, że dane wpisane do KRS są prawdziwe, po drugie ryzyko niezgodności wpisów w rejestrze z rzeczywistością obciąża spółkę. Wobec tego podmiot obowiązany do złożenia wniosku o wpis do KRS nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do rejestru lub uległy wykreśleniu . Natomiast jeżeli dane wpisano do KRS niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.

Praktycznym skutkiem powyższej regulacji jest to, że kontrahenci spółki mogą polegać na treści wpisów KRS i nie muszą zastanawiać się czy wpisy te są aktualne i zgodne z prawdą. Najbardziej jaskrawym przykładem, w którym zasada domniemania prawdziwości wpisu w rejestrze ma istotne znaczenie, jest kwestia reprezentacji spółki. Umowa zawarta ze spółką reprezentowaną przez osobę, która wprawdzie nie jest już członkiem zarządu lub prokurentem, ale w dalszym ciągu widnieje w KRS jest umową wiążącą. W efekcie dochodzi do sytuacji, w której spółkę reprezentuje osoba, która prawa do takiej reprezentacji nie posiada. Niemniej dla celów ochrony obrotu, prawo przyznaje pierwszeństwo interesom kontrahentów działających w zaufaniu do rejestru. Powyższe rozumienie przepisów potwierdza także orzecznictwo. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 12 lutego 2014 r. (IC CSK 361/13) czynność prawna dokonana przez osobę ujawnioną jeszcze w rejestrze jako uprawniony piastun osoby prawnej, ale już de iure nieuprawnioną do działania za tę osobę prawną wskutek odwołania ze składu organu, nie może być skutecznie podważona. Jak zaś podkreślił Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 11 sierpnia 2016 r. (V ACa 10/16) celem przepisów ustawy o KRS jest m.in. ochrona osób działających w zaufaniu do wpisu i ogłoszenia o wpisie.

Granicą ochrony osób trzecich jest ich dobra wiara czyli usprawiedliwione przeświadczenie, że treść wpisów w KRS jest prawdziwa. W praktyce, z uwagi na to, że dobrą wiarę się domniemywa (art. 7 Kodeksu Cywilnego), aby wyłączyć ochroną kontrahenta należałoby udowodnić, że miał on świadomość, iż treść wpisów w rejestrze jest błędna lub nieaktualna. Dobrą wiarę może wykluczać np. zawiadomienie wysłane przez spółkę, iż dana osoba została odwołana z pełnienia funkcji w zarządzie, natomiast jeszcze nie ujawniono tej informacji w KRS.

Mając świadomość znaczenia wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym, powinniśmy bacznie pilnować, aby wpisy w rejestrze naszej spółki były możliwie aktualne. Warto na to szczególnie zwracać uwagę przy okazji wszelkich zmian w obsadzie zarządu lub w składzie prokurentów. Pamiętajmy, że osoba odwołana lub pozbawiona prokury może jeszcze dokonywać czynności z kontrahentami spółki dopóki nie dopełnimy formalności w KRS. Warto w takich sytuacjach powiadomić najistotniejszych kontrahentów spółki o dokonanych zmianach. Wprawdzie, jak pisałem ostatnio, „fałszywy” reprezentant spółki ponosi za swoje działania odpowiedzialność, niemniej przy niektórych znaczących czynnościach jego odpowiedzialność to może być za mało.

Przypominamy, że wpisy w Krajowym Rejestrze Sądowym zawsze można sprawdzić tutaj.