Nowe zasady przechowywania akt pracowniczych

przedsiębiorstwo

Większość spółek dla skutecznego prowadzenia działalności gospodarczej musi zatrudniać odpowiednią kadrę pracowniczą. Każdy dyrektor ds. personalnych zapewne zdaje sobie sprawę z tego, jak dużo obowiązków biurokratycznych nakłada na nas prawo w związku z zatrudnianiem pracowników. Podstawowym obowiązkiem w tym zakresie jest prowadzenie i przechowywanie akt pracowniczych. Nie każdy jednak wie, że od 1 stycznia 2019 r. zakres tychże obowiązków ulegnie złagodzeniu.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ma z założenia służyć zmniejszeniu zakresu obowiązków jakie ciążą na pracodawcach. Podstawową zmianą jest aż pięciokrotne skrócenie okresu, w którym akta pracownicze należy przechowywać z obecnych 50 lat do lat 10, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wedle znowelizowanych przepisów, pracodawca w świadectwie pracy poinformuje pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej osobistego odbioru w ciągu roku od upływu tego okresu. W przypadku, gdyby pracownik nie odebrał wspomnianej dokumentacji w wyznaczonym czasie, pracodawca zniszczy dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Drugą istotną zmianą dotyczącą akt pracowniczych jest możliwość ich prowadzenia w formie elektronicznej. Sama zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymagać będzie zeskanowania całej dokumentacji papierowej i opatrzenia takiego dokumentu cyfrowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana zaś w druga stronę polegać będzie na wydrukowaniu akt elektronicznych i opatrzeniu wydruków podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Szczegółowe warunki prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej zostaną wprowadzone na mocy odpowiedniego rozporządzenia, którego obecnie jeszcze nie znamy. Niemniej z obecnego brzmienia przepisów można odnieść wrażenie, że po zdigitalizowaniu akt papierowych, dodawanie kolejnych dokumentów wiązać się będzie każdorazowo ze sporządzaniem wersji pisemnej, która następnie będzie skanowana i opatrywana podpisem elektronicznym. Wydaje się, że takie rozwiązanie jest stosunkowo toporne i nie przystaje do idei nowelizacji. Być może rozporządzenie przedstawi sprawniejszy system prowadzenia akt elektronicznych.

files-1614223_1920

Istotną zmianą w zakresie obowiązków pracodawców jest poszerzenie obowiązków raportowych wobec ZUS. Nowelizacja przewiduje bowiem obowiązek przekazywania do organu rentowego w ramach imiennych raportów miesięcznych informacji niezbędnych do przyznania, ustalenia wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych (rozszerzony formularz ZUS RCA). Celem udostępniania tych informacji ZUS’owi za okres przed wejściem w życie nowelizacji (tj. między 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r.), pracodawcy będą przekazywali organowi rentowemu zbiorcze raporty informacyjne odnoszące się do pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniali w tym okresie. Przekazanie raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych we wspomnianym okresie warunkuje możliwość skorzystania ze skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych.

Oprócz powyższych zmian, nowelizacja wprowadza także zasadę wypłacania wynagrodzenia pracownikom przelewem na rachunek bankowy. Wynagrodzenie płatne będzie gotówką tylko, jeżeli pracownik złoży w tej sprawie wniosek. Jest to właściwie odwrócenie obecnie obowiązującej zasady płatności gotówkowej, która w dobie XXI w. wydaje się być archaiczna.

Nowelizacja wchodzi w życie zasadniczo z dniem 1 stycznia 2019 r.