Publiczny podpis elektroniczny

Jednym z hamulców elektronicznego obiegu dokumentów (w szczególności tych urzędowych) był utrudniony dostęp do podpisu elektronicznego. Przez wiele lat usługi certyfikacji elektronicznej świadczyły wyłącznie podmioty komercyjne, z których korzystanie często postrzegane było jako niepotrzebny koszt. Z drugiej strony, sama sposobność urzędowego wykorzystywania dokumentów zaopatrzonych w podpis elektroniczny była dość ograniczona. W ostatnich latach sytuacja zaczęła się jednak korzystnie zmieniać wraz z rozwojem rządowego portalu https://www.gov.pl oraz wprowadzeniem możliwości elektronicznego podpisania dokumentów profilem zaufanym za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Wygląda na to, że Ministerstwo Cyfryzacji wykonało kolejny krok w stronę większej dostępności certyfikacji elektronicznej.

Jakiś czas temu podpis elektroniczny stał się bardziej dostępny niż kiedykolwiek. We wspomnianym portalu gov.pl, w zakładce „Przedsiębiorca” pojawiła się bowiem opcja „Podpisz dokument elektronicznie” za której pomocą możemy:

1. opatrzyć cyfrowy dokument (plik) podpisem elektronicznym (również taki, który już został przez kogoś podpisany),
2. odczytać podpisany dokument oraz
3. sprawdzić, czy podpisy złożone pod dokumentem są prawidłowe.

Korzystanie z rządowej „podpisywarki” wymaga posiadania profilu zaufanego (e-puap) lub e-dowodu. Jak wspominałem, najprostszym sposobem na uruchomienie profilu zaufanego jest aktywowanie go za pośrednictwem bankowości elektronicznej (taką opcję oferuje większość najbardziej popularnych banków na polskim rynku). Przy takim rozwiązaniu podpisywanie dokumentów odbywa się z zastosowaniem podobnej procedury autoryzacyjnej jak przy zlecaniu zwykłego przelewu.

Usługę podpisywania dokumentów możemy wykorzystać np. do podpisania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (o tym obowiązku pisaliśmy już tutaj). Natomiast sama platforma wydaje się nie czynić żadnych ograniczeń co do rodzaju dokumentu, na którym chcemy złożyć podpis elektroniczny. W praktyce, moglibyśmy ją wykorzystać dla potrzeb załatwiania różnych spraw urzędowych, a być może i finalizowania umów w formie elektronicznej jako równoważnej formie pisemnej. Warto dodać, że podpisywanie dokumentów profilem zaufanym jest bezpłatne.

Czas pokaże czy „podpisywarka” przyjmie się na stałe i będzie sprawnie realizować swoje funkcje. Moim zdaniem udostępnienie takiego narzędzia jest zdecydowanym krokiem we właściwym kierunku. Miejmy nadzieję, że również urzędy podążać będą w tę samą stronę i zaakceptują szerszą „elektronizację” obrotu. W praktyce, posługiwanie się dokumentami cyfrowym odciąża przecież nie tylko petentów (w tym przedsiębiorców), ale także i samych urzędników. Dokumenty i formularze w postaci elektronicznej znacznie łatwiej zabezpieczyć przed błędami, które system może sam wychwytywać. Pozwala to np. uniknąć czasochłonnego wzywania petenta do usunięcia braków przy zastosowaniu tradycyjnego obiegu pocztowego.