Subwencje z PFR trzeba potwierdzić u notariusza

Firmy, który ubiegały się o subwencję z PFR powinny pamiętać, że w wielu przypadkach wniosek trzeba potwierdzić osobnym, notarialnym oświadczeniem. Niedostarczenie takiego dokumentu do końca bieżącego roku może skutkować obowiązkiem zwrotu subwencji.

Wnioski o subwencje z PFR dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw w całości obsługiwane są przez system bankowości elektronicznej. Celem wprowadzenia takiego rozwiązania było uproszczenie, przyśpieszenie i zautomatyzowanie procesu obsługi wsparcia. Z przyczyn technicznych, wniosek mógł być składany wyłącznie jednoosobowo. Osoba, która składała wniosek jednocześnie oświadczała, że jest rzeczywiście uprawniona do samodzielnej reprezentacji firmy, w tym do złożenia wniosku, zawarcia umowy subwencji finansowej oraz dokonywania wszelkich innych czynności związanych z jej zawarciem i wykonaniem. Jednocześnie regulamin i umowy subwencyjne wymagały potwierdzenia wyżej wymienionych okoliczności poprzez dostarczenie do banku w terminie do końca bieżące roku dokumentów potwierdzające, że osoba upoważniona była umocowana do złożenia wniosku oraz akceptacji i zawarcia Umowy Subwencji Finansowej, a także oświadczenia firmy o potwierdzeniu i akceptacji treści i należytego zawarcia Umowy Subwencji Finansowej.

Sytuacja jest prosta, gdy wniosek został złożony osobiście przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. W takim wypadku wystarczy dosłanie wyciągu z CEiDG. Z podobną sytuacją mamy do czynienia jeżeli wniosek został złożony przez osobę, która zgodnie z wpisem w KRS była uprawniona do samodzielnej reprezentacji spółki.

Schody zaczynają się wtedy, gdy w spółce obowiązuje dwuosobowa reprezentacja albo wniosek został złożony przez osobę spoza grona rejestrowych reprezentantów (np. przez pracownika księgowości). Zgodnie z regulaminem i umową subwencyjną, osoby składające takie wnioski powinny legitymować się pełnomocnictwem udzielonym wedle wzoru załączonego do regulaminu. Z wzoru wynika natomiast, że pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej, z notarialnie poświadczonymi podpisami bądź elektronicznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W wielu przypadkach osoby, które składały wnioski za firmy były w sposób faktyczny do tego upoważnione, ale nie legitymowały się sformalizowanym pełnomocnictwem udzielonym przed notariuszem lub z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Powstaje w związku z tym ważkie pytanie – jakie dokumenty należy uzupełnić w banku?

Wyżej wymieniony problem został ostatnio poruszony w części „pytania i odpowiedzi” publikowanej przez Polski Fundusz Rozwoju. Zgodnie ze stanowiskiem PFR – w takim wypadku prawidłowego pełnomocnictwa nie da się już uzupełnić, gdyż data podpisów powinna przypadać przed złożeniem wniosku o subwencję. Przedsiębiorca nie musi jednak obawiać konieczności zwrotu subwencji. Zamiast pełnomocnictwa powinien on złożyć oświadczenie o potwierdzeniu stanu związania przez beneficjenta umową subwencji oraz wszystkimi oświadczeniami złożonymi w imieniu beneficjenta w związku z procesem uzyskiwania subwencji, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do regulaminu. Takie oświadczenie należy podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji (czyli np. przez dwóch członków zarządu przy reprezentacji dwuosobowej), przy czym podpisy powinny zostać poświadczone przez notariusza lub złożone w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Należy pamiętać, że oświadczenie trzeba złożyć do banku obsługującego wniosek nie później niż do 31 grudnia 2020 r. Same Banki w terminie do 30 listopada 2020 r. mają poinformować beneficjentów w bankowości elektronicznej lub na swoich stronach internetowych, o formie, w jakiej przyjmowane będą oświadczenia.

Z całością FAQ Polskiego Funduszu Rozwoju można zapoznać się tutaj.