Tylko dokument!

biuro zarządu

O powrocie niesławnego postępowania gospodarczego do procedury cywilnej już pisaliśmy tutaj. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie jednak sprawę z tego, że zmiany postępowania cywilnego mogą wpływać na bieżący sposób prowadzenia działalności.

Kwity na wszystko!

Kluczowa zmiana polega na wprowadzeniu do postępowania gospodarczego art. 45811 k.p.c., wedle którego czynność strony, w szczególności oświadczenie woli lub wiedzy, z którą prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia strony w zakresie danego stosunku prawnego, może być wykazana tylko dokumentem, o którym mowa w art. 773 Kodeksu cywilnego, chyba że strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych.

„Czynność stron” to pojęcie bardzo szerokie, które może obejmować zasadniczo wszystko: zlecenie wykonania naprawy samochodu, zlecenie robót dodatkowych w trakcie budowy, rezygnacja z ustalonego sposobu realizacji usług itp. Oznacza to, że wykazanie zdecydowanej większości zdarzeń istotnych z perspektywy relacji biznesowych wymagać będzie dysponowania dokumentem.

files-1614223_1920

Co to jest dokument?

Formalizm na szczęście nieco łagodzi definicja dokumentu przyjęta w kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 773 k.c. dokument to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nośnik może mieć wiele postaci, począwszy od tradycyjnego papieru, przez e-mail aż po sms, czy post w mediach społecznościowych. Dokument musi utrwalać treść intelektualną (informację), a także być możliwy do odczytania lub odtworzenia. Dla zakwalifikowania czegoś jako dokumentu nie ma konieczności stosowania szczególnych zabezpieczeń informatycznych czy specjalnych form uwierzytelniania autora dokumentu.

Jakie są praktyczne konsekwencje?

Wprowadzenie przepisów o postępowaniu gospodarczym i przyznanie szczególnego prymatu dokumentom oznacza, że w toku współpracy gospodarczej przedsiębiorcy powinni dbać o to, aby dokumentować wszelkie wzajemne uzgodnienia. Nawykiem w biznesie powinno stać się potwierdzanie ustnych ustaleń mailem czy za pomocą innego komunikatora. Dobrym pomysłem będzie także korzystanie z takich form komunikacji, które uwiarygodniają nadawcę wiadomości (np. korzystanie z indywidualnych adresów e-mail, a nie zbiorczych, używanych przez wiele osób w danej firmie).

Poprzestanie na ustnych ustaleniach może skutkować brakiem możliwości wykazania swoich twierdzeń w razie sporu sądowego. Na nic tutaj zda się i dziesięciu świadków. Trudno bowiem liczyć na stosowanie furtki w postaci braku możliwości przedstawienia dokumentu z przyczyn od niezależnych od stron.

Oczywiście przepisy odnoszą się do postępowania gospodarczego, a więc takiego, w którym przedsiębiorcy występują po obu stronach barykady. W przypadku sporu przedsiębiorcy z konsumentem powyższe ograniczenia nie znajdą zastosowania.