Umowa między spółką a jej organem

biuro zarządu

Truizmem jest, że spółka ma zarabiać. Żeby zarabiać spółka powinna zawierać i realizować kontrakty z innymi uczestnikami rynku – najlepiej wypłacalnymi. Niemniej od czasu do czasu zdarzać się będzie, że spółka będzie musiała zwrócić się „do wewnątrz” i zawrzeć porozumienie z członkami własnych organów. Może bowiem chodzić o uregulowanie zasad zatrudnienia członka zarządu, dofinansowanie spółki pożyczką lub inną formę takiej wewnętrznej kooperacji. Warto wiedzieć, że tego typu umowy są reglamentowane i nie mogą być zawierane na standardowych zasadach.

Spółkę z o.o. i spółkę akcyjną reprezentują jej członkowie zarządu. Oznacza to, że zasadniczo na wszelkich umowach zawieranych w imieniu spółki widnieć będzie podpis któregoś z nich. Problem pojawiłby się w sytuacji, gdyby członek zarządu chciał zawrzeć umowę między spółką, a samym sobą. W takim przypadku wystąpiłby oczywisty konflikt interesów. Z jednej strony od członka zarządu oczekujemy bowiem, aby działał w najlepszym interesie spółki, z drugiej jednak strony powstaje naturalna pokusa, aby kontrakt „ułożyć pod siebie”.

Przepisy kodeksu spółek handlowych wykluczają możliwość reprezentowania spółki przez członka zarządu w relacjach z samym sobą. Zarówno w przypadku spółki z o.o. jak i spółki akcyjnej, w umowie między spółką a jej członkiem zarządu (jak i również w sporach z nim) spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia. Umowa między spółką a członkiem jej zarządu zawarta wbrew tym założeniom będzie nieważna. Jeżeli chodzi o pełnomocnika powołanego przez organ właścicielski to należy zadbać o to, aby pełnomocnikiem była osoba spoza zarządu.

Jeśli chodzi o reprezentację przez radę nadzorczą to ustawa niefortunnie mówi o radzie nadzorczej, jako organowi (in gremio), a nie o poszczególnym członku rady nadzorczej. Czy wobec tego konieczny jest podpis wszystkich członków rady nadzorczej pod umową zawieraną z członkiem zarządu? Praktyka wykształciła rozwiązanie, w którym rada nadzorcza podejmuje uchwalę, akceptującą treść konkretnej umowy i wyznacza jednego członka rady nadzorczej do dokonania technicznej czynności podpisania umowy. Przy takim rozwiązaniu umowa między spółką a członkiem zarządu podpisywana jest przez jednego członka rady nadzorczej.

agreement-black-business-943630

Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, w której członek zarządu jest zarazem jedynym wspólnikiem spółki. W takim wypadku może on zawrzeć umowę działając jednocześnie za siebie i za spółkę, ale umowa ta musi być w formie aktu notarialnego, który obowiązkowo notariusz przesyła do sądu rejestrowego (KRS).

Kodeks spółek handlowych przewiduje także dodatkową regulację służącą eliminowaniu konfliktów interesów. Zgodnie z art. 15 k.s.h. zawarcie przez spółkę kapitałową (spółkę  z o.o. lub akcyjną) umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga co do zasady zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia. Umowa między spółką, a którąkolwiek z tych osób powinna opierać się o treść stosownej uchwały. Jak widać katalog osoby jest tutaj znacznie szerszy niż przy klasycznej relacji członka zarządu ze spółką. Co więcej, przepis mówi nie tylko o zawieraniu umów bezpośrednio z taką osoba, ale także o zawieraniu umów na jej rzecz. Oznacza to, że pod jego regulacje podpadają umowy, których rzeczywistymi beneficjentami są wspomniane wyżej osoby, nawet jeżeli korzyść ta nie występuje bezpośrednio.

Najwięcej problemów sprawia oczywiście ustalanie co jest „inną podobną umową”. Z pomocą tutaj przychodzi nam wyrok Sądu Najwyższego z 7.03.2017 wydany pod sygnaturą II CSK 349/16, w uzasadnieniu którego SN wyjaśnia, iż w kręgu zainteresowania przedmiotowego przepisu są wszelkie umowy, do których istoty należy transfer środków ze spółki do majątku osobą należących do wskazanego wyżej katalogu. Taką umowę może być umowa przejęcia długu, zwolnienia z zobowiązania, świadczenia na rzecz osoby trzeciej czy tez umowa gwarancji.