Wirtualna siedziba, czyli czego boi się fiskus?

Spółka musi mieć siedzibę, a jak siedzibę to i adres. Wynajęcie przyzwoitego lokalu to spory wydatek, szczególnie dla poczatkującego przedsiębiorcy. Od kilku lat coraz popularniejsze staje się korzystanie z usług firm, które proponują tzw. wirtualne biura. To co z zadowoleniem przyjmują firmy, nie budzi entuzjazmu urzędów skarbowych.

Spółka musi mieć siedzibę, a jak siedzibę to i adres. Wynajęcie przyzwoitego lokalu to spory wydatek, szczególnie dla poczatkującego przedsiębiorcy.

Od kilku lat coraz popularniejsze staje się korzystanie z usług firm, które proponują tzw. wirtualne biura. Usługa polega na tym, iż za małą miesięczną opłatę (często nie przekraczającą 100 zł) możemy korzystać z adresu korespondencyjnego, numer telefonu, szafki oraz jest nam przekazywana korespondencja, która tam trafia. Na tych samych zasadach z tego samego lokalu korzystają też inne przedsiębiorstwa. Lokal istnieje rzeczywiście, ale nasz sposób korzystania z niego jest wirtualny.

Często firmy udostępniające w ten sposób lokale oferują dodatkowe usługi za dodatkową opłatą – możliwość korzystania faktycznego z biura w celu odbycia spotkania z klientem (płacimy wtedy opłatę godzinową za korzystanie z lokalu), doradztwo prawne lub księgowe itp.

Z praktycznego punktu widzenia umowa coworkingowa może być dla przedsiębiorców bardzo atrakcyjna. Pomijając zdecydowanie niższe koszty, coraz częściej sama działalność jest menadżowana wirtualnie, a fizyczne biuro staje się po prostu zbędne.

Oczywiście takie rozwiązanie nie będzie sprawdzać się w przypadku każdego biznesu. Jeśli istotne są dla nas bezpośrednie relacje z Klientami, mamy konserwatywny target lub mocno rozbudowaną strukturę „prawdziwe” biuro może być koniecznością.

Wiele też zależy od rzetelności i sprawności firmy świadczącej takie usługi. Korespondencja i informacje kierowane do nas na wirtualny adres powinny być nam szybko przekazywane. W innym przypadku możemy nie mieć wiedzy o wytoczonym procesie, czy zapowiedzianej kontroli.

Jest to też dobry interes dla firm świadczących tego typu usługi, tym lepszy im atrakcyjniejszy oferowany przez nich adres. Teoretycznie liczba firm zarejestrowanych w jednym lokalu jest nieograniczona. Często na kilkunastu metrach kwadratowych zarejestrowanych jest kilkadziesiąt podmiotów.

Z tego rozwiązania korzystają nie tylko firmy, których charakter działalności nie wymaga fizycznej siedziby, gdyż działają one w zasadzie on line. Jest to również dogodna forma dla osób, które chcą ukryć faktyczny charakter swojej działalności. Często są to fikcyjne firmy, które po dokonaniu kilku transakcji znikają z rynku, a oszukani kontrahenci mogą szukać wiatru w polu. Z ocen urzędów skarbowych wynika, że największe ryzyko pojawia się w podmiotach z branży budowlanej, obrotu złomem, pośrednictwa finansowego i handlu paliwami.

Temat jest też ciekawy z prawnego punktu widzenia. Ustawy wymagają, aby spółka miała siedzibę, a jej adres podlega zgłoszeniu do wszystkich urzędów. W dodatku przed urzędem skarbowym i KRS musimy się wykazać umową najmu oraz wskazać miejsce, w którym przechowywane są księgi rachunkowe.

Jeśli chodzi o to legitymowanie się umową najmu, to przewiduje taki obowiązek ustawa o KRS, natomiast przepisy dotyczące uzyskiwania NIP zmieniły się już dawno w tym zakresie, jednak składanie tych umów do urzędu skarbowego praktykowane jest nadal.

Księgi rachunkowe co do zasady są przechowywane w siedzibie spółki, ale mogą być również powierzone biuru rachunkowemu, które prowadzi obsługę księgowa firmy. I to rozwiązanie jest najkorzystniejsze dla biur wirtualnych.

Szczególne kontrowersje temat może budzić w odniesieniu do VATu. Zasadniczo bowiem właściwość urzędu ustala się w oparciu o miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, a gdy jest ona wykonywana na obszarze właściwości dwóch lub więcej urzędów, w oparciu o miejsce siedziby. Jeśli firma nie posiada w ogóle stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie kraju właściwy jest Naczelnik II US Warszawa Śródmieście.

Formuła wirtualnych biur jest znana urzędom skarbowym i zasadniczo nie budzi większego zdziwienia. Jeśli ma być przeprowadzona kontrola danej spółki, zawiadomienie jest kierowane na adres korespondencyjny tego biura.

Zdarzają się jednak przypadki, gdy urzędy przy zgłoszeniu rejestracyjnym zasięgają dokładnej informacji, gdzie i jaka działalność jest prowadzona. Szczególne zainteresowanie wzbudzają firmy wykonujące prace, które wskazywałby na to, iż do ich realizacji potrzebna jest fizycznie określona przestrzeń, a także spółki z branż poczytywanych za najbardziej wrażliwe na wyłudzenia i oszustwa podatkowe (tak jak wspomniany obrót paliwami).

Doniesienia prasowe wskazują, iż na skutek wytycznych z Ministerstwa Finansów urzędy mają bliżej przyglądać się wirtualnym biurom.