Jak współpracować z audytorami due diligence?

Due diligence

ostatnim wpisie w ogólny sposób starałem się wyjaśnić na czym polega audyt due diligence i czemu on służy. Ponieważ wyniki raportu due diligence są w dużej mierze zależne od tego, jakie informacje zostaną przekazane audytorom – dzisiejszy wpis chciałbym poświęcić temu, jak modelowo powinna przebiegać współpraca pomiędzy pracownikami audytowanej firmy a audytorami.

Pisząc dzisiejszy artykuł, muszę niestety zacząć od wskazania problemu, który w naturalny sposób utrudniał będzie współpracę audytorów z kadrą podmiotu audytowanego. Zdaję sobie sprawę z tego, iż często między tymi osobami istnieje konflikt interesów. Audytorzy chcieliby bowiem dotrzeć do wszelkich problemów, z którymi boryka się spółka, aby ujawnić je na możliwie najwcześniejszym etapie, natomiast pracownikom (co jest oczywiste) nie będzie zależało na przyznawaniu się do własnych potknięć. Nie chciałbym wnikać w szczegóły tej relacji, gdyż brak tutaj miejsca na to, niemniej muszę przestrzec przed machinalnym stawianiem pracowników spółki audytowanej w opozycji do audytorów. Przede wszystkim należy pamiętać, że błędy ukryte na etapie audytu najprawdopodobniej ujawnią się po transakcji, co skieruje nowego właściciela firmy w stronę osób odpowiedzialnych. Nie powinno się także zapominać o tym, że wiele spraw ujawnionych odpowiednio wcześnie może zostać w jakiś sposób wyprostowane.

Mając powyższe zastrzeżenie już za sobą, przejdźmy do meritum. Kontakt audytorów z pracownikami audytowanej spółki zwykle zaczyna się od przesłania spółce ankiety. Celem ankiety jest określenie zestawu dokumentów, z którym audytorzy chcieliby się zapoznać. Ankieta najczęściej będzie miała postać listy pytań do spółki lub wykazu dokumentów. Pierwsze problemy na linii audytor-pracownik mogą pojawić się właśnie w związku z niezrozumieniem tejże ankiety. Pracownicy (i trudno ich za to winić) nierzadko mogą mieć problem z rozszyfrowaniem tego, jakie konkretnie dokumenty kryją się pod poszczególnymi pozycjami ankiety. Należy bowiem pamiętać, że audytorzy sporządzając ankietę nie znają jeszcze audytowanego przedsiębiorstwa. W związku z tym, zwykle starają się sporządzać pytania w możliwie najszerszy sposób. Efektem tego jest albo ankieta, która liczy kilkadziesiąt stron, albo pozycje opisane w bardzo ogólnikowy sposób. Z doświadczenia wiem, że najlepszym sposobem na rozstrzyganie tego typu problemów jest bezpośredni kontakt pracownika z audytorem. Krótka rozmowa telefoniczna najczęściej pozwala bardzo szybko określić jakich dokumentów audytor oczekuje. Wola współpracy ułatwia życie wszystkim: audytorzy szybciej będą mogli sporządzić raport, a pracownicy będą mieli znacznie mniej pytań uzupełniających do wyjaśnienia.

agreement-business-businessman-872957

Nieważne jak precyzyjnie sporządzona zostanie lista dokumentów i jak skrupulatnie dokumenty te zostaną przygotowane – bardzo często audytorzy i tak będą mieli pytania uzupełniające. Zwykle po wstępnej analizie dokumentacji pojawiają się wątki, które audytorzy chcieliby bardziej zgłębić. Wśród dokumentów badanych przez audytorów mogą również wystąpić wzmianki o innych dokumentach, które nie zostały dotychczas udostępnione. W przypadku tego typu pytań, pracownicy są już w stanie określić szczególny obszar zainteresowania audytorów. Dlatego mogą zdecydowanie przyśpieszyć przebieg due diligence, udostępniając audytorom od razu cały pakiet dokumentów dotyczący danego wątku. Należy pamiętać, że żmudne dochodzenie do meritum przy opornej współpracy firmy audytowanej może doprowadzić do tego, że audytorzy w raporcie wskażą  braki dokumentacyjne i ryzyka, których w rzeczywistości nie ma, chociaż niekompletność udostępnionych informacji będzie na to wskazywać. Warto zdawać sobie sprawę, że due diligence nie może trwać wiecznie i ciągłe uzupełnianie dokumentacji nie jest po prostu możliwe. Dlatego tak ważne jest sprawne kompletowanie akt firmy już na wstępnych etapach procesu.

Ostatni etap współpracy audytorów i badanej spółki może mieć miejsce już po zakończeniu due diligence. Nierzadko badanie due diligence może ujawnić pewne ryzyka i zagrożenia, które są możliwe do wyeliminowania jeszcze przed zamknięciem transakcji. W takich przypadkach kupujący może zdecydować się na ujawnienie tych problemów sprzedającemu celem odniesienia się do nich i przedstawienia sposobu ich rozwiązania. Co więcej, usunięcie takich problemów może okazać się warunkiem dla zamknięcia transakcji. Na tym etapie osobami upoważnionymi do wyjaśnienia problematycznych kwestii z pracownikami audytowanej firmy często będą właśnie audytorzy – jako osoby posiadające najszerszą wiedzę na temat zauważonych problemów. W tym stadium procesu transakcyjnego warto skupić się na merytorycznej pracy nad rozwiązaniem problemu, a nie na poszukiwaniu winnego nieprawidłowości. Kupujący ustalił już błąd, można rzecz  – mleko się rozlało i najważniejsze jest posprzątanie. Przy takich rozmowach często bezcenne jest przedstawienie dotychczasowej praktyki firmy w radzeniu sobie z tego typu problemami.

Mam nadzieję, że powyższe rady i pomysły ułatwią współpracę kadry firmy audytowanej z audytorami i uczynią wzajemne relacje nieco bardziej przyjaznymi. Jakie są Wasze spostrzeżenia jako badanych albo badających? Co szczególnie dało się Wam we znaki w toku due diligence? Zachęcam do dzielenia się w komentarzach.