Zgromadzenie Wspólników – telekonferencja

biuro zarządu

Dla wielu mniejszych spółek, szczególnie start-up’ów, Zgromadzenie Wspólników jest kłopotliwym obowiązkiem. W dobie Internetu możliwe i bardzo popularne staje się zdalne angażowanie w życie spółki. Spółka może z powodzeniem funkcjonować przy swoich interesariuszach rozproszonych po całym kraju lub wręcz całym świecie. Stąd konieczność fizycznego pojawienia się na Zgromadzeniu Wspólników może wydawać się przestarzała. Procedowana w parlamencie nowelizacja kodeksu spółek handlowych ma jednak wprowadzić zgromadzenia wspólników w XXI w.

Zgodnie z przyjętym przez Senat 2 sierpnia 2019 r. projektem zmiany kodeksu spółek handlowych umowa spółki z o.o. będzie mogła przewidywać przeprowadzanie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taki tryb przeprowadzenia zgromadzenia zakładać będzie:

  • transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
  • dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
  • wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Umowa spółki powinna jednocześnie przewidywać tryb identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Jest to istotne także z punktu widzenia interesów samej spółki, która powinna upewnić się, czy osoby uczestniczące w telekonferencji faktycznie są wspólnikami spółki.

adults-chairs-class-515166

Zgromadzenie wspólników przeprowadzane w trybie telekonferencji powinno być nagrywane zarówno w zakresie dźwięku jak i obrazu. Z zapisu audio-video protokolant będzie musiał sporządzić transkrypcję, która po podpisaniu przez zarząd, zostanie dołączona do księgi protokołów spółki wraz z tymże zapisem. Przepisy nie precyzją w jakiej formie zapis audio-video ma zostać utrwalony (płyta CD, płyta DVD czy też pen-drive), niemniej wydaje się, że konieczne będzie dochowanie aktualnych standardów technologicznych. Uchwały powzięte na zgromadzeniu wspólników powinny również zostać wydrukowane, podpisane przez zarząd i załączone do księgi protokołów.

Telekonferencyjna forma przeprowadzania zgromadzenia wspólników nie może ograniczać praw wspólników. Dlatego wymagania przewidziane do uczestnictwa w takiej postaci zgromadzenia powinny ograniczyć się do minimum niezbędnego do prawidłowej identyfikacji i zabezpieczenia połączenia. Zdalne głosowanie nie pozbawia także wspólników prawa do zgłoszenia sprzeciwu co do uchwały.

Wydaje się, że telekonferencyjne przeprowadzanie zgromadzeń wspólników jest znakiem czasu i symbolizuje postępującą cyfryzację sfery prawnej. Moim zdaniem takie podejście jest nieuniknione i zgodne z oczekiwaniami dzisiejszego, dynamicznie rozwijającego się świata. Można rzec, papier powoli odchodzi do lamusa.

Projekt czeka obecnie na podpis Prezydenta. Z jego treścią możemy zapoznać się tutaj https://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3142.