Elektroniczny certyfikat rezydencji

blog

Elektroniczny certyfikat rezydencji jest dopuszczalną formą potwierdzania rezydencji podatkowej – stwierdził dyrektor KIS. Powinien on jednak być wierny co do formy i treści dokumentowi wydawanemu przez właściwe organy państwa.

Certyfikat rezydencji – a po co to komu?

Certyfikat rezydencji podatkowej jest dokumentem wydawanym przez właściwą administrację podatkową, potwierdzającym miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych. Jest on istotny przede wszystkim z perspektywy podmiotów, które nabywają usługi od podmiotów zagranicznych. Umożliwia on bowiem skorzystanie z dobrodziejstw umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Dzięki niemu możemy zastosować niższą stawkę podatku albo zupełnie odstąpić od pobierania podatku u źródła. Jeżeli zagraniczny kontrahent nie pokaże certyfikatu, polski podmiot będzie musiał z płaconej ceny potrącić podatek dla polskiego fiskusa.

Certyfikat w formie elektronicznej

W stosunkowo świeżej interpretacji podatkowej, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwość posługiwania się elektronicznymi certyfikatami rezydencji. Definicja certyfikatu rezydencji nie rozstrzyga formy, w jakiej się go wydaje. Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem.

Dokumentem urzędowym będzie taki certyfikat rezydencji, który został sporządzony w formie przewidzianej przepisami prawa danego państwa przez powołany do tego organ. Jeżeli przepisy danego kraju dopuszczają wydawanie certyfikatu w formie elektronicznej, to taka forma będzie równa oryginałowi. W konsekwencji płatnicy podatku dochodowego będą mogli na takim certyfikacie polegać.

KIS potwierdził, że można korzystać z elektronicznego certyfikatu rezydencji przesłanego przez kontrahenta mailem. Niemniej jednak istotne jest, aby treść i forma (w tym format) odpowiadały dokumentowi wydanemu przez uprawniony organ państwowy. Przykładowo, jeżeli fiskus wydał certyfikat rezydencji w formacie .pdf, wówczas powinien on zostać przesłany do płatnika z takim samym rozszerzeniem.

Z treścią interpretacji można zapoznać się tutaj: https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/487420

Kopia certyfikatu rezydencji

Od początku 2022 r. zmianie uległy przepisy dotyczące możliwości stosowania kopii certyfikatów rezydencji. Dotychczas kopie certyfikatów można było stosować tylko do pewnych kategorii przychodów. Chodziło o przychody z tytułu świadczeń: doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze. Nadto kopia mogła być wykorzystana tylko jeżeli kwota wypłacana przez płatnika nie przekraczała 10.000 zł w roku kalendarzowym.

Powyższe ograniczenia zostały zniesione z początkiem bieżącego roku. Obecnie kopii certyfikatów rezydencji możemy używać jeżeli informacje z nich wynikające nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Ustawodawca zniósł zarówno ograniczenia rodzajowe jak i ograniczenia kwotowe. Zmiana z pewnością ułatwi funkcjonowanie przedsiębiorstwom, które w szerokim zakresie korzystają z usług zagranicznych podmiotów.