Wszystko, co chcielibyście wiedziećObowiązek zgłaszania beneficjentów rzeczywistych
13 października br. weszły w życie przepisy nowej ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, które nakładają na spółki obowiązek elektronicznego zgłaszania swoich beneficjentów rzeczywistych. Celem zgłoszeń jest zbudowanie jawnego państwowego rejestru beneficjentów spółek, co z założenia ma przeciwdziałać praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu oraz zjawiskom korupcjogennym.
Kogo dotyczy obowiązek?
Do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji są obowiązane:
- spółki jawne;
- spółki komandytowe;
- spółki komandytowo-akcyjne;
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych
Co należy zgłosić?
Do rejestru należy zgłosić:
- dane identyfikacyjne spółki tj.: nazwę, formę organizacyjną, siedzibę, numer KRS oraz NIP;
- dane identyfikacyjne beneficjentów rzeczywistych spółki tj. imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL albo datę urodzenia w przypadku osób nieposiadających PESEL, a także informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnienia przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu;
- dane identyfikacyjne członków organów lub wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki tj. imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL albo datę urodzenia w przypadku osób nieposiadających PESEL.
Jak ustalić beneficjentów rzeczywistych spółki?
Beneficjentami rzeczywistymi spółek będących osobami prawnymi czyli spółek z o.o. i spółek akcyjnych są:
- osoby fizyczne będące udziałowcami lub akcjonariuszami badanej spółki, którym przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
- osoby fizyczne dysponujące więcej niż 25% ogólnej liczby głosów na zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu badanej spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
- osoby fizyczne sprawujące kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji badanej spółki, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie badanej spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
- osoby fizyczne, które posiadają wobec spółki takie same uprawnienia, jakie przysługują jednostkom dominującymi wobec jednostek zależnych w rozumieniu ustawy o rachunkowości,
- osoby fizyczne zajmujące wyższe stanowiska kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w a) do d) powyżej oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Z uwagi na to, że punkty 3 i 4 obejmują także przypadki kontroli pośredniej (za pośrednictwem innej spółki) – zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego wymagać będzie analizy struktury całej grupy kapitałowej, w której znajduje się spółka, tak aby ustalić osoby fizyczne znajdujące się na samej górze drabiny korporacyjnej.
Natomiast w przypadku spółek nieposiadających osobowości prawnej (spółek jawnych, komandytowych i komandytowo-akcyjnych) definicja niestety nie jest tak ostra i precyzyjna, jak w przypadku spółek kapitałowych. Beneficjentami rzeczywistymi takich spółek są osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad badaną spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez tę spółkę.
W jaki sposób należy zgłosić beneficjentów rzeczywistych?
Beneficjentów rzeczywistych należy zgłaszać elektronicznie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych za pośrednictwem strony internetowej: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/
Zgłoszenie należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie o prawdziwości zgłaszanych informacji pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.
W jakim terminie należy zgłosić beneficjentów rzeczywistych?
Nowopowstające spółki muszą zgłaszać swoich beneficjentów rzeczywistych w terminie 7 dni od dnia wpisania spółki do KRS, a w przypadku zmiany przekazanych informacji – w terminie 7 dni od ich zmiany. Termin obejmuje dni robocze, a więc do jego biegu nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.
W przypadku spółek, które przed 13 października 2019 r. już były wpisane do KRS – obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych należy wykonać do dnia 13 kwietnia 2020 r.
Sankcje
Warto przyłożyć się do obowiązku zgłaszania beneficjentów rzeczywistych, gdyż spółki, które się z niego nie wywiążą mogą zostać obciążone karami administracyjnymi do wysokości nawet 1 000 000 zł!
Tylko dokument!
O powrocie niesławnego postępowania gospodarczego do procedury cywilnej już pisaliśmy tutaj. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie jednak sprawę z tego, że zmiany postępowania cywilnego mogą wpływać na bieżący sposób prowadzenia działalności.
Kwity na wszystko!
Kluczowa zmiana polega na wprowadzeniu do postępowania gospodarczego art. 45811 k.p.c., wedle którego czynność strony, w szczególności oświadczenie woli lub wiedzy, z którą prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia strony w zakresie danego stosunku prawnego, może być wykazana tylko dokumentem, o którym mowa w art. 773 Kodeksu cywilnego, chyba że strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych.
„Czynność stron” to pojęcie bardzo szerokie, które może obejmować zasadniczo wszystko: zlecenie wykonania naprawy samochodu, zlecenie robót dodatkowych w trakcie budowy, rezygnacja z ustalonego sposobu realizacji usług itp. Oznacza to, że wykazanie zdecydowanej większości zdarzeń istotnych z perspektywy relacji biznesowych wymagać będzie dysponowania dokumentem.
Co to jest dokument?
Formalizm na szczęście nieco łagodzi definicja dokumentu przyjęta w kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 773 k.c. dokument to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nośnik może mieć wiele postaci, począwszy od tradycyjnego papieru, przez e-mail aż po sms, czy post w mediach społecznościowych. Dokument musi utrwalać treść intelektualną (informację), a także być możliwy do odczytania lub odtworzenia. Dla zakwalifikowania czegoś jako dokumentu nie ma konieczności stosowania szczególnych zabezpieczeń informatycznych czy specjalnych form uwierzytelniania autora dokumentu.
Jakie są praktyczne konsekwencje?
Wprowadzenie przepisów o postępowaniu gospodarczym i przyznanie szczególnego prymatu dokumentom oznacza, że w toku współpracy gospodarczej przedsiębiorcy powinni dbać o to, aby dokumentować wszelkie wzajemne uzgodnienia. Nawykiem w biznesie powinno stać się potwierdzanie ustnych ustaleń mailem czy za pomocą innego komunikatora. Dobrym pomysłem będzie także korzystanie z takich form komunikacji, które uwiarygodniają nadawcę wiadomości (np. korzystanie z indywidualnych adresów e-mail, a nie zbiorczych, używanych przez wiele osób w danej firmie).
Poprzestanie na ustnych ustaleniach może skutkować brakiem możliwości wykazania swoich twierdzeń w razie sporu sądowego. Na nic tutaj zda się i dziesięciu świadków. Trudno bowiem liczyć na stosowanie furtki w postaci braku możliwości przedstawienia dokumentu z przyczyn od niezależnych od stron.
Oczywiście przepisy odnoszą się do postępowania gospodarczego, a więc takiego, w którym przedsiębiorcy występują po obu stronach barykady. W przypadku sporu przedsiębiorcy z konsumentem powyższe ograniczenia nie znajdą zastosowania.
Obowiązkowa dematerializacja akcji
Trochę wody w Wiśle upłynęło odkąd obowiązkowa dematerializacja akcji ostatni gościła na łamach bloga. Podpis Prezydenta pod nowelizacją kodeksu spółek handlowych przesądził sprawę – spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne czeka trochę pracy.
Co to jest dematerializacja?
Nowelizacja kodeksu spółek handlowych z dnia 30 sierpnia 2019 r. wprowadziła obowiązek dematerializacji akcji dla wszystkich spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych, które do tej pory nie przeprowadziły takiej procedury. Chodzi więc przede wszystkim o spółki niepubliczne, nienotowane na żadnym zorganizowanym rynku takim, jak giełda papierów wartościowych. Procedura dotyczy także spółek publicznych, których część akcji dalej występowała w formie dokumentowej.
Dematerializacja to nic innego jak zamiana formy akcji z dokumentu na zapis w systemie informatycznym prowadzonym przez uprawniony podmiot. Wraz z wejściem przepisów w życie znikną w polskiego krajobrazu prawnego akcje dokumentowe dotychczas powszechnie występujące w obrocie prywatnym.
Rejestr zdematerializowanych akcji będą mogły prowadzić domy maklerskie, banki inwestycyjne, banki powiernicze, zagraniczne firmy inwestycyjne i domy maklerskie, a nawet w niektórych przypadkach Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych czy Narodowy Bank Polski. W przypadku spółek publicznych, wszystkie akcje będą musiały być rejestrowane w KDPW.
Harmonogram wdrożenia nowelizacji
Pierwszą czynnością, jaką spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne będą musiały wykonać w związku z nowelizacją jest utworzenie strony internetowej z miejscem specjalnie wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami (tzw. relacje inwestorskie). Strona powinna być utworzona w terminie do 1 stycznia 2020 r.
W dalszej kolejności do 30 czerwca 2020 r. spółki powinny dokonać trzech czynności:
- wybrać podmiot, który będzie prowadził rejestr (wyboru dokonuje Walne Zgromadzenie),
- zawrzeć z wybranym podmiotem umowę o rejestrację akcji,
- wezwać akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce.
Wezwania akcjonariuszy ponawia się jeszcze czterokrotnie w odstępach nie krótszych niż 2 tygodnie i nie dłuższych niż miesiąc. Wezwania powinny być dokonane w sposób właściwy dla zwoływania walnego zgromadzenia spółki oraz za pośrednictwem wcześniej wspomnianej strony internetowej. Spółka odbiera dokumenty akcji za pisemnym pokwitowaniem.
Deadline
Moc obowiązująca tradycyjnych dokumentów akcji wygaśnie z mocy prawa z dniem 1 stycznia 2021 r. Po tej dacie wiążące będą jedynie wpisy w rejestrze akcjonariuszy. Natomiast przez okres kolejnych pięć lat akcjonariusz będzie mógł posługiwać się dokumentem akcji jako dowodem dla dokonania wpisu do rejestru akcjonariuszy.
Z treścią nowelizacji możemy zapoznać się tutaj.
Uchwały zaskarżymy do sądu arbitrażowego
Dotychczasowe przepisy postępowania cywilnego uniemożliwiały zaskarżenie uchwały do sądu arbitrażowego. Wspólnicy musieli skierować tego typu sprawy do sądu powszechnego. Na skutek nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego od 8 września sprawa uległa jednak zmianie.
Na czym polega nowelizacja?
„Stare” przepisy procedury cywilnej pozwalały poddać pod arbitraż tylko te sprawy, w których możliwe było zawarcie ugody. Skargi na uchwały spółki miały jednak na celu ich uchylenie lub stwierdzenie nieważności przez sąd, przez co strony nie mogły swobodnie zawierać ugód w takich sprawach. W efekcie, rozpoznanie sprawy przez sąd polubowny również było wykluczone.
Znowelizowane przepisy k.p.c. zniosły kryterium „zdatności ugodowej” przy poddawaniu sporów o prawa majątkowe pod arbitraż. Obecnie wobec tego możliwe jest poddanie pod arbitraż skarg na uchwały spółki podejmowanie w sprawach majątkowych.
Jak poddać spór pod arbitraż?
Skierowanie sporów korporacyjnych do sądu polubownego wymaga zawarcia odpowiedniej klauzuli w umowie spółki (statucie) – tzw. zapisu na sąd polubowny. Spółki, które będą chciały poddać przyszłe skargi na uchwały pod arbitraż będą musiały dokonać stosownych zmian swoich aktów korporacyjnych.
Zapis powinien wskazywać kategorię spraw, których dotyczy (spory o uchylenie/stwierdzenie nieważności uchwał) oraz wskazywać sąd arbitrażowy właściwy do ich rozstrzygnięcia. Dodatkowo klauzula musi zawierać obowiązek ogłoszenia o wszczęciu postępowania w sposób wymagany dla ogłoszeń spółki najpóźniej w terminie miesiąca od dnia jego wszczęcia. Ogłoszenia może dokonać spółka jak i również skarżący.
Kogo wiąże zapis?
Zapis na sąd polubowny w sprawach skarg na uchwały spółek wiąże zarówno spółkę, jej wspólników jak i członków organów spółki (np. członków zarządu). Co więcej, sąd arbitrażowy, który będzie rozpoznawał sprawę o ważność lub uchylenie uchwały spółki, przejmie wszystkie sprawy wszczęte w odniesieniu do tej samej uchwały do wspólnego rozpoznania. Oznacza to, że ta sama sprawa nie będzie równolegle rozpatrywana w sądzie polubownym i sądzie powszechnym.
Czy warto?
Na dzień dzisiejszy sądy arbitrażowe są z reguły droższe od sądów powszechnych. Niemniej jednak, sądownictwo polubowne ma szereg zalet. Przede wszystkim rozstrzygnięcia najczęściej otrzymywane są znacznie szybciej, niż w przypadku sądów powszechnych. Istnieje także możliwość wyboru składu sądu wyspecjalizowanego w sprawach sporów korporacyjnych. Nie może także zapominać o rozwijającej się ofercie sądów elektronicznych, które rozpoznają sprawę „zdalnie”. Na koniec warto także pamiętać, że sądu polubowne mogą rozstrzygać spory w jednej instancji, bez możliwości wniesienia apelacji – jeżeli takiego środka nie przewiduje regulamin sądu.
Zgromadzenie Wspólników – telekonferencja
Dla wielu mniejszych spółek, szczególnie start-up’ów, Zgromadzenie Wspólników jest kłopotliwym obowiązkiem. W dobie Internetu możliwe i bardzo popularne staje się zdalne angażowanie w życie spółki. Spółka może z powodzeniem funkcjonować przy swoich interesariuszach rozproszonych po całym kraju lub wręcz całym świecie. Stąd konieczność fizycznego pojawienia się na Zgromadzeniu Wspólników może wydawać się przestarzała. Procedowana w parlamencie nowelizacja kodeksu spółek handlowych ma jednak wprowadzić zgromadzenia wspólników w XXI w.
Zgodnie z przyjętym przez Senat 2 sierpnia 2019 r. projektem zmiany kodeksu spółek handlowych umowa spółki z o.o. będzie mogła przewidywać przeprowadzanie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taki tryb przeprowadzenia zgromadzenia zakładać będzie:
- transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Umowa spółki powinna jednocześnie przewidywać tryb identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Jest to istotne także z punktu widzenia interesów samej spółki, która powinna upewnić się, czy osoby uczestniczące w telekonferencji faktycznie są wspólnikami spółki.
Zgromadzenie wspólników przeprowadzane w trybie telekonferencji powinno być nagrywane zarówno w zakresie dźwięku jak i obrazu. Z zapisu audio-video protokolant będzie musiał sporządzić transkrypcję, która po podpisaniu przez zarząd, zostanie dołączona do księgi protokołów spółki wraz z tymże zapisem. Przepisy nie precyzją w jakiej formie zapis audio-video ma zostać utrwalony (płyta CD, płyta DVD czy też pen-drive), niemniej wydaje się, że konieczne będzie dochowanie aktualnych standardów technologicznych. Uchwały powzięte na zgromadzeniu wspólników powinny również zostać wydrukowane, podpisane przez zarząd i załączone do księgi protokołów.
Telekonferencyjna forma przeprowadzania zgromadzenia wspólników nie może ograniczać praw wspólników. Dlatego wymagania przewidziane do uczestnictwa w takiej postaci zgromadzenia powinny ograniczyć się do minimum niezbędnego do prawidłowej identyfikacji i zabezpieczenia połączenia. Zdalne głosowanie nie pozbawia także wspólników prawa do zgłoszenia sprzeciwu co do uchwały.
Wydaje się, że telekonferencyjne przeprowadzanie zgromadzeń wspólników jest znakiem czasu i symbolizuje postępującą cyfryzację sfery prawnej. Moim zdaniem takie podejście jest nieuniknione i zgodne z oczekiwaniami dzisiejszego, dynamicznie rozwijającego się świata. Można rzec, papier powoli odchodzi do lamusa.
Projekt czeka obecnie na podpis Prezydenta. Z jego treścią możemy zapoznać się tutaj https://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3142.
A może arbitraż?
W dzisiejszych czasach istotnym problemem przy prowadzeniu postępowania sądowego jest często występujące przeciążenie wymiaru sprawiedliwości. Liczba spraw, które trafiają do sądów (szczególnie tych w większych miastach) skutkuje tym, że czas oczekiwania na rozstrzygnięcie sprawy ulega znacznemu wydłużeniu. Na prawomocny wyrok może przyjść nam czekać nawet kilka lat, w zależności od ewentualnych postępowań odwoławczych. W związku z tym pytanie o alternatywną drogę do rozwiązywania sporów jest bardzo zasadne.
Arbitraż albo inaczej sąd polubowny to instytucja prywatnego rozwiązywania sporów poza oficjalnym systemem sądownictwa. Podstawowym warunkiem umożliwiającym skorzystania z arbitrażu jest zapis na sąd polubowny, a więc umowa (albo klauzula zawarta w innej umowie), na mocy której strony decydują się poddać spór pod rozstrzygnięcie sądu polubownego. Arbitraż jest więc instytucją dobrowolną. Niemniej zapis na sąd polubowny najczęściej zawierany jest już przy zawieraniu głównej umowy handlowej, kiedy jeszcze żadnego sporu nie ma. W efekcie, wszelkie przyszłe spory wynikające z danej umowy rozwiązywane już będą przez arbitraż. Warto jednak pamiętać, że w sprawach, w których strony nie mogą zawrzeć ugody (np. w sprawach związanych ze statusem cywilnym), arbitraż również nie jest dopuszczalny.
Sądownictwo polubowne różni się od sądów powszechnych w kilku istotnych aspektach:
Elastyczność procedury
Sąd polubowny działa w oparciu o swoją własną procedurę przyjętą w regulaminie sądu. Procedura ta może określać zasady przeprowadzania dowodów, kontaktowania się stron i arbitrów, czas działania itp. Postanowienia dotyczące postępowania dowodowego mogą istotnie różnic się od tych, jakie przewiduje kodeks postępowania cywilnego, a ograniczenie w stosowaniu niektórych środków (opinii biegłych, przesłuchań świadków) mogą znacząco przyczynić się do skrócenia czasu trwania postępowania.
Specjalizacja arbitrów
Sposób powoływania arbitrów wynika z umowy stron oraz regulaminu danego sądu polubownego. W efekcie arbitrzy mogą prezentować szeroki wachlarz kompetencji – niekoniecznie stricte prawniczych. W zależności od sporu, udział w ekspertów ekonomicznych, budowlanych czy innych technicznych może przyczynić się wyższej jakości wyroku i lepszej znajomości realiów gospodarczych, w których funkcjonują strony sporu.
Jednoinstancyjność
Z zasady sądownictwo polubowne jest jednoinstancyjne. Oznacza to, że od wyroku wydanego w arbitrażu nie ma standardowego odwołania w postaci apelacji, chyba że regulamin sądu takie rozwiązanie przewiduje. W typowych warunkach wyrok jest więc od razu ostateczny. Strony mogą co prawda wnieść skargę do zwykłego sądu powszechnego, ale dotyczy ona wyłącznie skrajnych sytuacji, w których sąd polubowny orzekał bez zapisu arbitrażowego albo z innym, podobnie ciężkim naruszeniem prawa.
Wyrok sądu arbitrażowego ma moc równą wyrokowi sądu powszechnego po jego uznaniu lub stwierdzeniu jego wykonalności. Stosuje się tutaj podobną procedurę jak przy nadawaniu klauzuli wykonalności zwykłym wyrokom sądów powszechnych.
Jak widać powyżej, arbitraż może być racjonalnym rozwiązaniem, szczególnie w sprawach, które wymagają dużej wiedzy specjalistycznej (np. sprawy budowlane, z zakresu rynku finansowego czy skomplikowane ekonomicznie). Warto rozważyć skorzystanie z usług sądów arbitrażowych funkcjonujących przy izbach gospodarczy lub innych instytucjach.
Zawieszonego wspólnika można pominąć
Póki w spółce zgoda, póty wiele spraw rozwiązuje się bez zbędnego formalizmu. Kurczowe trzymanie się procedur i dokumentów pojawia się najczęściej wtedy, kiedy dochodzi do tarć między wspólnikami i funkcjonariuszami spółki. Sprawy dodatkowo komplikuje sytuacja, w której jeden ze wspólników zostanie zawieszony w swoich prawach. Pojawia się w związku z tym pytanie, w jaki sposób powinno w takiej sytuacji działać zgromadzenie wspólników?
Standardowo, przeprowadzenie zgromadzenia wspólników spółki z o.o. lub walnego zgromadzenia spółki akcyjnej wymaga dochowania procedury zwołania. Zwołaniem zgromadzenia najczęściej zajmuje się Zarząd spółki i dokonuje tego z odpowiednim wyprzedzeniem i w zależności od przypadku, za pomocą listów poleconych bądź ogłoszeń w Monitorze Sądowym i Gospodarczym lub na stronie internetowej. W wąskich spółkach kapitałowych często jednak korzysta się z niesformalizowanej procedury zgromadzeń ad hoc, które można przeprowadzać bez uprzedniego zwołania. Aby takie zgromadzenie było ważne i podjęło skuteczne uchwały konieczne jest, aby reprezentowany na nim był cały kapitał zakładowy, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Wydawałoby się wobec tego, że zgromadzenia ad hoc można przeprowadzać jedynie wtedy, gdy wszyscy wspólnicy lub akcjonariusze spotkają się pomimo braku wcześniejszych zawiadomień. Zdarzają się jednak takie sytuacje, w których wspólnik/akcjonariusz, pomimo tego, że posiadają prawa udziałowe w spółce, nie mogą wykonywać przysługującego im prawa głosu. Typowym przykładem takiej sytuacji jest zawieszenie wspólnika w jego prawach. Do zawieszenia wspólnika w jego prawach może dojść wtedy, gdy wystąpiono przeciwko niemu z powództwem o przymusowe wyłączenie wspólnika ze spółki. W toku takiego procesu sąd, w drodze zabezpieczenia, może zawiesić wspólnika w wykonywaniu jego praw udziałowych w spółce.
W związku z powyższym pojawia się pytanie, czy można odbyć nieformalne zgromadzenie wspólników bez obecności wspólnika zawieszonego w swych prawach? Z jednej bowiem strony, literalnie rzecz ujmując, cały kapitał zakładowy nie będzie obecny. Natomiast z drugiej strony – po co obecność wspólnika zawieszonego w swoich prawach, skoro nie może on na zgromadzeniu głosować? Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 22 września 2017 r. I ACa 111/17 uznał, że dla spełnienia przesłanki reprezentowania całego kapitału zakładowego, na zgromadzeniu muszą być reprezentowane wszystkie osoby, które mają prawo głosu, aktywnego uczestniczenia i głosowania na zgromadzeniu. Ponieważ wspólnika zawieszonego w swoich prawach trzeba traktować tak, jakby go nie było – zgromadzenie może odbyć się bez formalnego zwołania, pomimo nieobecności wspólnika zawieszonego w prawach. Stanowisko Sądu Apelacyjnego w Poznaniu podtrzymał także Sąd Najwyższy w swoim wyroku z dnia 23 maja 2019 r. (III CSK 307/18).
Zgadzam się z przytoczonym stanowiskiem sądów. Wymaganie, aby zawieszony wspólnik był obecny na zgromadzeniach, w których nie może brać czynnego udziału jest sprzeczne z celem instytucji zawieszenia wykonywania praw udziałowych. Warto zauważyć, że przy takim rozumieniu przepisów przeprowadzenie zgromadzenia byłoby możliwe bez udziału wspólnika zawieszonego tylko wymagałoby formalnego zwołania. Dlatego restrykcyjny pogląd prowadziłby właściwie tylko do niewygody, a nie zmieniał merytorycznie uprawnień wspólników. Drzwi do zgromadzenia są jednak dla zawieszonego wspólnika zamknięte.
Compliance officer
Pod auspicjami Rady Ministrów toczą się intensywne prace na projektem nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Kierunek planowanych zmian zmierza do sankcjonowania często występujących sytuacji, w których nieprawidłowości w spółce są wynikiem wielu zbiegających się czynników, a nie przestępczego zachowania jednej osoby. Innymi słowy, nowe próbować błędy w systemie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Lekarstwem na patologie ma być dział compliance z compliance officer’em na czele.
Compliance to organizacja przedsiębiorstwa polegająca na stworzeniu odpowiedniej struktury i stosowania środków, które mają zredukować do minimum ryzyko wystąpienia w przedsiębiorstwie nieprawidłowości polegających na złamaniu regulacji prawnych, ogólnych zasad prawa, przyjętych kodeksów dobrych praktyk oraz standardów etyczno-moralnych danej branży. Naczelnym celem działu compliance jest uniknięcie tzw. tęczy niepowodzeń tj. efektu domina jaki może wywołać pojawienie się nieprawidłowości w przedsiębiorstwie. Scenariusz naruszenia regulacji wiążących przedsiębiorstwo zaczyna się od wystąpienia jakiejś nieprawidłowości (np. łapówkarstwa), co inicjuje postępowania karne, które następnie są nagłaśniane w mediach i skutkują skandalem oraz uszczerbkiem na reputacji spółki. Koniec końców, kontrahenci odwracają się od stygmatyzowanego podmiotu, co prowadzi do spadku obrotów. W podobnym czasie mogą również zbiec się sankcje karne lub administracyjne za naruszenie.
Tęczy niepowodzeń ma zapobiegać dział compliance z compliance officer’em na czele. Zwalczanie ryzyka nieprawidłowości może następować za pomocą wielu narzędzi. Podstawą pracy takiego działu musi być zarządzeni ryzykiem tj. identyfikacja punktów zapalnych, ocena ryzyka, reakcja na to ryzyko oraz prowadzenie jego kontroli. Dział compliance powinien także dążyć do opracowywania struktur i procedur, które ryzyko wystąpienia nieprawidłowości będą ograniczać. Rzecz jasna ryzyko często ma to do siebie, że nie sposób go do końca wyeliminować. Stąd dział compliance powinien wypracować kanały komunikacyjne, które pozwolą na ujawnienie nieprawidłowości i ich wyeliminowanie jeszcze zanim wyjdą poza przedsiębiorstwo. Taki system wczesnego ostrzegania pozwala ratować reputację przedsiębiorstwa, które może wykazać, że podjęło wszystkie niezbędne środki by nieprawidłowość wyeliminować i zadośćuczynić jej skutkom.
Skoro już wiemy mniej więcej czym compliance jest – pora zadać sobie pytanie w jaki sposób ta dziedzina nauki wiąże się z projektem nowelizacji zasad odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione? Kierunek zmian prawa karnego może prowadzić do sytuacji, w których spółki zostaną pociągnięte do odpowiedzialności jeżeli doszło do popełnienia przestępstwa w następstwie organizacji podmiotu, która nie przeciwdziała istotnym zagrożeniom prowadzącym do popełnienia czynu przez jej pracowników. Odpowiedzialność może zamanifestować się w szczególności gdy:
- nie zostały określone zasady postępowania w wypadku nieprawidłowości i zakres odpowiedzialności pracowników tego podmiotu,
- nie został wskazany organ nadzorujący przestrzeganie prawa,
- funkcjonariusz podmiotu był poinformowana o nieprawidłowościach, które następnie doprowadziły do popełnienia czynu zabronionego.
W efekcie uniknięcie odpowiedzialności na gruncie znowelizowanych przepisów będzie wymagało wykazania, że procedury i struktura organizacyjna spółki zostały opracowane w sposób szczelny i zapobiegliwy, zaś Zarząd dochował należytej staranności. Aby dopiąć wymogów, które zamierza na nas nałożyć ustawodawca konieczne stanie się monitorowanie przedsiębiorstwa pod kątem eliminowania rozwiązań sprzyjających występowaniu przestępczości. W praktyce takie obowiązki będą wymagały pracy i poświęcenia osób, które posiadają odpowiednie kwalifikacje oraz cechy osobowości, aby pełnić funkcje strażników ładu w spółce. Taka rola będzie musiała spocząć na dziale compliance i compliance officer’ach.
