E-doręczenia obowiązkowe dla spółek i przedsiębiorców

E-doręczenia wkrótce staną się obowiązkowe dla spółek i przedsiębiorców. Wkraczamy w nowy etap cyfryzacji relacji z administracją. W pierwszej kolejności podmioty profesjonalne zostaną objęte obowiązkiem utworzenia odpowiednich skrzynek elektronicznych. Za ich pomocą prowadzona będzie komunikacja w sprawach administracyjnych ale również i podatkowych.

e-doręczenia i ADE

E-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. E-Doręczenia zapewniają jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata. Od 30 grudnia 2023 r. z systemu doręczeń elektronicznych korzystać będzie cały szereg instytucji państwowych. Obejmie to m.in. organy administracji rządowej, organy władzy, agencje wykonawcze, fundusze celowe czy ZUS albo NFZ. Stopniowo, w kolejnych latach e-doręczenia wdrażane będą przez kolejne instytucje publiczne.

System e-doręczeń przejmie zadania realizowane obecnie za pomocą ePUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej). Żeby korzystać z e-doręczeń należy utworzyć Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE). ADE może założyć poprzez:

  1. skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pledoreczenia.gov.pl,
  2. skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
  3. system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
  4. aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Od kiedy e-doręczenia są obowiązkowe?

Nowe przepisy wprowadzają obowiązkowe terminy wdrożenia e-doręczeń m.in. dla przedsiębiorców. Termin założenia skrzynki do e-doręczeń zależny jest od momentu otwarcia działalności oraz charakteru przedsiębiorcy.

W przypadku firm zarejestrowanych w CEIDG (jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne):

  1. przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2023 muszą założyć ADE najpóźniej do 30.09.2026
  2. przedsiębiorcy rejestrujący się po 31.12.2023 muszą założyć ADE od razu, najlepiej we wniosku o rejestrację

W przypadku przedsiębiorców wpisywanych do KRS (głównie spółki osobowe i kapitałowe):

  1. przedsiębiorcy zarejestrowani przed 30.12.2023 muszą założyć ADE najpóźniej do 30.03.2024
  2. przedsiębiorcy rejestrujący się od 30.12.2023 musza założyć ADE od razu, poprzez serwis Ministerstwa Sprawiedliwości

Jak więc widać, obowiązek założenia skrzynki do e-doręczeń obejmie wszystkich przedsiębiorców. Firmy które powstaną w najbliższym czasie będą musiały taką skrzynkę uruchomić od razu. Podmioty, które już istnieją mają na to nieco więcej czasu. System e-doręczeń jest kolejnym krokiem, po powszechnym udostępnieniu usług podpisów cyfrowych, który umożliwia elektroniczną komunikację z instytucjami państwowymi.

UWAGA – wpis został zaktualizowany w związku opublikowaniem nowe komunikatu Ministra Cyfryzacji zmieniającego terminy do założenia ADE. Z aktualnym komunikatem można zapoznać się tutaj