Przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują szczególne zasady reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w umowach oraz sporach z członkami zarządu. W takich przypadkach spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Z uwagi na fakt, że rada nadzorcza w spółce z o.o. ma co do zasady charakter fakultatywny, w praktyce większości spółek konieczne jest ustanowienie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników w celu zawarcia umowy z członkiem zarządu. Jednocześnie przepisy Kodeksu spółek handlowych nie rozstrzygają wielu istotnych kwestii związanych z udzieleniem takiego pełnomocnictwa, co uzasadnia ich bliższą analizę.
Kto może być pełnomocnikiem?
Ustawodawca nie wprowadził ograniczeń podmiotowych co do osoby pełnomocnika powoływanego przez zgromadzenie wspólników. W konsekwencji pełnomocnikiem może być zarówno wspólnik spółki, jak i osoba trzecia, spoza grona wspólników.
Pomimo występujących w doktrynie rozbieżności, należy dopuścić możliwość powołania na pełnomocnika także innego członka zarządu tej samej spółki, o ile nie zachodzą okoliczności prowadzące do materializacji konfliktu interesów. Takie pełnomocnictwo powinno być jednak ograniczone do pełnomocnictwa szczegółowego.
Forma pełnomocnictwa
Do formy pełnomocnictwa udzielanego przez zgromadzenie wspólników zastosowanie znajdują ogólne zasady prawa cywilnego. Co do zasady uchwała zgromadzenia wspólników ustanawiająca pełnomocnika powinna zostać podjęta w zwykłej formie pisemnej.
Jeżeli jednak do ważności czynności prawnej dokonywanej pomiędzy spółką a członkiem zarządu wymagana jest forma szczególna (np. forma aktu notarialnego albo forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), wówczas również uchwała zgromadzenia wspólników o ustanowieniu pełnomocnika powinna zostać podjęta w tej samej formie szczególnej.
Umowa z jednym członkiem zarządu, który jest jedynym wspólnikiem spółki
W sytuacji, gdy jedyny członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki, Kodeks spółek handlowych wprowadza odrębne zasady reprezentacji spółki. Czynność prawna dokonywana pomiędzy takim wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga zachowania formy aktu notarialnego.
Dodatkowo notariusz jest zobowiązany do zawiadomienia sądu rejestrowego o każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej, przy czym zawiadomienie to następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.