Przepisy, które ma objąć projekt
Zgodnie z treścią art. 238 § 1 KSH, wyrażenie przez wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zgody na wysyłanie mu zawiadomień o zwołaniu zgromadzeń wspólników na adres do doręczeń elektronicznych albo adres poczty elektronicznej wymaga obecnie formy pisemnej. Oznacza to, że w celu skorzystania w korespondencji między wspólnikiem a spółką z dobrodziejstw komunikacji zdalnej, konieczne jest najpierw uzyskanie przez spółkę zgody, wyrażonej w tradycyjnie pisemnej formie. Wymóg ten zdaje się być nadmiernym utrudnieniem formalnym na drodze do ułatwiającej współpracę komunikacji elektronicznej.
Podobny wymóg dotyczy formy pełnomocnictwa, uprawniającego do występowania na zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika. Zgodnie z art. 243 § 2 KSH, pełnomocnictwo takie także musi być udzielone w formie pisemnej. Tu formalizm postępuje jeszcze dalej, albowiem forma ta zastrzeżona jest pod rygorem nieważności takiego oświadczenia woli. Brak dysponowania przez pełnomocnika dokumentem, opatrzonym podpisem własnoręcznym lub kwalifikowanym podpisem rygorystycznym, powoduje zatem brak jego skutecznego umocowania i możliwości uczestnictwa wspólnika w zgromadzeniu wspólników przez takiego pełnomocnika.
Przyczyny propozycji deregulacji
Dostrzegając fakt, że komunikacja na linii wspólnicy – spółka coraz częściej odbywa się drogą elektroniczną, a także to, iż większość dokumentacji korporacyjnej ma obecnie formę zdigitalizowaną, Rada Ministrów ma w planach znaczące ułatwienie tych wzajemnych relacji, a wskutek tego przystosowanie regulacji do potrzeb rynku. Rozwiązania, które zamierza zaproponować rząd, mają także ograniczyć generowanie zbędnych kosztów, a także barier, które wynikają z przepisów w obecnym kształcie, zwłaszcza dla wspólników zagranicznych, których osobiste stawiennictwo w państwie siedziby spółki jest bardzo często ograniczone do niezbędnego minimum.
Proponowany kierunek zmian
Rada Ministrów ma w planach propozycję zmiany art. 238 § 1 KSH w taki sposób, aby wymóg wyrażenia przez wspólnika pisemnej zgody na otrzymywanie przez niego zawiadomień o zgromadzeniu wspólników drogą elektroniczną zastąpić zgodą wyrażaną w formie dokumentowej. Takie rozwiązanie ma ułatwić funkcjonowanie w obrocie gospodarczym, czyniąc zarazem zadość wymogowi, aby możliwa była identyfikacja wspólnika wyrażającego zgodę.
Także nowelizacja art. 243 § 2 KSH ma polegać na umożliwieniu zawarcia w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością postanowienia zezwalającego na udzielanie pełnomocnictwa do udziału w walnym zgromadzeniu w formie dokumentowej. Takie rozwiązanie będzie, z jednej strony, ułatwiać udzielenie pełnomocnictwa bez składania fizycznego podpisu, a z drugiej zabezpieczać interesy spółki. Propozycja zmian uzależniać będzie bowiem zastosowanie formy dokumentowej od woli wspólników, wyrażonej w umowie spółki. Rozwiązanie to pozwoli zachować elastyczność i dostosować wymogi formalne do indywidualnych potrzeb każdego podmiotu. Dodatkowo, nowelizacja ma zakładać zobowiązanie spółek korzystających z takiej deregulacji do podejmowania działań służących identyfikacji zastępowanego wspólnika, w celu zbadania, czy jest on wystawcą pełnomocnictwa. Dzięki temu, podmioty te będą mogły dostosować do zapowiadanych nowelizacji swoje wewnętrzne praktyki identyfikacyjne, przez co nie zostaną osłabione standardy należytej staranności.
Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów przypada na pierwszy kwartał 2026 roku.