Wiele firm o obowiązkach sprawozdawczych wobec NBP dowiaduje się dopiero wtedy, gdy dostanie wezwanie do złożenia raportów. Tymczasem próg wejścia w sprawozdawczość potrafi być znacznie niższy, niż mogłoby się wydawać. Często wystarczą z pozoru zwykłe rozliczenia z zagranicą, jak rachunek bankowy poza Polską czy pożyczka od podmiotu z innego kraju. W ten sposób bardzo wiele typowych płatności zagranicznych może podpadać pod obrót dewizowy w rozumieniu przepisów.
Zasady sprawozdawczości NBP obejmują polskie podmioty gospodarcze dokonujące rozliczeń z tzw. nierezydentami, czyli podmiotami mającymi siedzibę lub miejsce zamieszkania poza Polską. Do tej kategorii zaliczają się nie tylko zagraniczne spółki i osoby fizyczne, ale także zagraniczne oddziały i przedstawicielstwa polskich firm, a w określonych przypadkach również instytucje międzynarodowe czy placówki dyplomatyczne. W praktyce oznacza to, że większość relacji gospodarczych „z zagranicą” będzie traktowana jako relacja z nierezydentem.
Sprawozdawczość dotyczy tzw. obrotu dewizowego, czyli wszelkich czynności faktycznych i prawnych związanych z przepływem środków pieniężnych lub wartości pomiędzy Polską a innymi krajami.
Obowiązki sprawozdawcze
Obowiązek raportowania do NBP nie pojawia się automatycznie przy każdej płatności zagranicznej, ale w momencie przekroczenia określonych progów wartości aktywów i pasywów związanych z zagranicą. Kluczowe znaczenie ma przy tym status podmiotu, bo to od niego zależy zarówno wysokość progu, jak i częstotliwość raportowania.
Dla zwykłych firm, czyli spółek, jednoosobowych działalności i innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, obowiązek sprawozdawczy powstaje po przekroczeniu 10 mln zł. Do poziomu 300 mln zł raportowanie odbywa się kwartalnie, natomiast po przekroczeniu tej kwoty konieczne jest składanie raportów miesięcznych. To właśnie ta grupa podmiotów najczęściej wpada w sprawozdawczość NBP nieświadomie, bo próg 10 mln zł w skali roku przy intensywnych rozliczeniach zagranicznych bywa osiągany szybciej, niż się wydaje.
Odrębne progi przewidziano dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, gdzie obowiązek pojawia się po przekroczeniu 7 mln zł i ma charakter kwartalny, oraz dla jednostek sektora finansów publicznych, dla których próg wejścia wynosi 26 mln zł (raportowanie kwartalne do 500 mln zł i miesięczne po jego przekroczeniu).
Wypełnianie formularzy
Dane, które przekazuje się do NBP na podstawie rozporządzenia powinny wynikać z ksiąg rachunkowych, ewidencji prowadzonych na podstawie odrębnych przepisów albo dokumentów źródłowych obrazujących stan faktyczny dla podmiotów prowadzących. Co istotne, brak danej kategorii aktywów, pasywów lub transakcji w danym okresie nie zwalnia z raportowania. W takich przypadkach do NBP składa się formularze zerowe, potwierdzające, że określone pozycje w danym okresie sprawozdawczym nie wystąpiły.
Certyfikat i upoważnienie
Proceduralnie zaczyna się od wysłania do NBP wniosku o uzyskanie certyfikatu. Następnie przekazuje się do NBP informację o ustalonej wielkości aktywów i pasywów związanych z zagranicą (albo relacjami z podmiotami zagranicznymi), tak aby potwierdzić przekroczenie progu sprawozdawczego i właściwy tryb raportowania. Po weryfikacji NBP wydaje upoważnienie, w którym wskazuje się podmiot uprawniony do działania w imieniu sprawozdawcy.
Wysyłanie
Sprawozdania wobec NBP przekazuje się drogą elektroniczną za pośrednictwem udostępnionego portalu sprawozdawczego, z możliwością bieżącej edycji poszczególnych formularzy. NBP aktywuje dla konkretnego podmiotu sprawozdawczego określony zestaw formularzy, których zakres zależy od specyfiki danej jednostki. Przykładowo osoba fizyczna nie będzie wypełniać formularzy dotyczących udziałów, w których nierezydent w niej posiada.
Przykładowe formularze
Jednymi z najczęściej składanych formularzy są między innymi:
- AZ-DEP – gdzie podmiot sprawozdawczy wykazuje dane dotyczące depozytów i dochodów ( odsetek) z tytułu ich posiadania, które są ulokowane w instytucjach kredytowych, które są nierezydentami oraz w bankach zagranicznych
- PW- AIN – dotyczy papierów wartościowych, niebędących papierami wartościowymi instrumentów rynku pieniężnego i jednostek uczestnictwa w funduszach rynku pieniężnego oraz w funduszach inwestycyjnych.
- PZ- KRE – wykazuje się w nim zobowiązania według wartości nominalnej, powstałej z tytułu kredytów lub pożyczek otrzymanych od nierezydentów
- AZ – NZR – gdzie należy wykazać dane dotyczące nieruchomości znajdującej się za granicą należącej do podmiotu sprawozdawczego
Podsumowanie
Raporty dewizowe do NBP to obowiązek, który potrafi zaskoczyć nawet dobrze poukładane organizacje, bo często „ujawnia się” dopiero po przekroczeniu progów. W praktyce warto na bieżąco śledzić poziom aktywów i pasywów za granicą oraz rozliczeń z podmiotami zagranicznymi, żeby nie przegapić momentu wejścia w sprawozdawczość. Inaczej łatwo wpaść w nerwową atmosferę kończących się terminów, kiedy nagle trzeba pozyskać certyfikat do portalu sprawozdawczego i przygotować komplet formalności.