Tag: audytor

  • Rada Nadzorcza z nowymi kompetencjami

    Rada Nadzorcza zbada dokumenty, dokona rewizji, przesłucha pracowników i zatrudni eksperta. Nowelizacja KSH przyznała szereg nowych uprawnień Radzie Nadzorczej, które już od października 2022 r. mają urealnić jej funkcje kontrolne.
    Rada Nadzorcza otrzyma nowe uprawnienia

    Od października bieżącego roku kompetencje kontrolne Rady Nadzorczej ulegną doprecyzowaniu. W celu wykonywania swoich obowiązków Rada Nadzorcza będzie mogła:

    1. badać wszystkie dokumenty spółki,
    2. dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz
    3. żądać od Zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce (niezależnie od podstawy zatrudnienia) sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.

    Z zasady żądanie Rady Nadzorczej musimy zrealizować w terminie dwóch tygodni od jego zgłoszenia. Rada może jednak wyznaczyć dłuższy termin.  

    Zarządowi nie wolno w żaden sposób ograniczać członkom Rady Nadzorczej dostępu do informacji i dokumentów, których żądają. Żeby jednak zabezpieczyć spółkę, Członkowie Rady Nadzorczej powinni bezterminowo zachować tajemnice spółki w poufności.

    Współpraca z audytorem i doradcą

    W spółkach, których sprawozdania podlegają badaniu biegłego, Rada Nadzorcza zobowiązana jest podjąć ściślejsza z nim współpracę. Rada Nadzorcza musi powiadomić kluczowego biegłego o terminie posiedzenia, na którym roztrząsać będzie roczne sprawozdania spółki. Biegły powinien być obecny na takim posiedzeniu żeby zaprezentować swoje sprawozdanie z badania i wyniki z audytu. Radzie Nadzorczej zapewniono również możliwość zadawania audytorowi pytań.

    Ponadto, Rada Nadzorcza zyskała prawo do samodzielnego zatrudniania (na koszt spółki) swoich doradców. Doradcę zewnętrznego można powołać w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. Zarząd Spółki, z kolei,  zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udziela mu żądanych informacji.

    Oszukiwanie Rady Nadzorczej grozi karą

    Uprawnienia kontrolne Rady Nadzorczej zostały zabezpieczone przepisami karnymi. Kto wbrew nowym obowiązkom nie przekazuje informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie lub przekazuje je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień podlega grzywnie nie niższej niż 20 000 złotych i nie wyższej niż 50 000 złotych albo karze ograniczenia wolności. Analogiczna odpowiedzialność dotyczy podobnej niesubordynacji wobec doradcy Rady Nadzorczej.

    Co więcej, ustawodawca wymaga szczególnej skrupulatności od funkcjonariuszy spółki. Karze podlega także naruszenie obowiązków w sposób nieumyślny np. z powodu niedbalstwa.

  • Sprawozdanie finansowe w trudnych czasach

    Sprawozdanie finansowe w tym roku przyjdzie sporządzać w trudnych czasach. Szalejąca wojna za wschodnią granicą odbije się nie tylko na życiu osób bezpośrednio zaangażowanych, ale dotknie także wielu firm, które współpracowały z podmiotami ze wschodu. Tego typu zdarzenia powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentach rocznych.

    Zdarzenia po dniu bilansowym

    Większość spółek działających na polskim rynku ma rok obrotowy zbieżny z rokiem kalendarzowym. Oznacza to, że ich ostatni rok obrotowy zakończył się 31 stycznia 2021 r. Ten dzień jest również dniem bilansowym, według którego sporządza się roczne sprawozdania. Niemniej jednak, należy pamiętać, że polskie przepisy o rachunkowości wymagają uwzględniania w sprawozdaniu pewnych zdarzeń, które miały miejsce po dniu bilansowym.

    Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie. Wiąże się to z obowiązkiem jednoczesnej korekty odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Firma obowiązana jest także powiadomić o tym fakcie biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli jednak zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, wówczas wystarczy zamieszczenie w informacji dodatkowej odpowiedniego wyjaśnienia.

    Wpływ wojny na spółki

    24 lutego 2022 r. doszło do inwazji Federacji Rosyjskiej na Ukrainę. W konsekwencji relacje gospodarcze między Polską, Ukrainą, a także Białorusią zostały istotnie zaburzone. Destabilizację potęgują sankcje nakładane przez Zachód na Rosję i potencjalne sankcje odwetowe. Na marginesie można zauważyć, że z Rosji i Białorusi zaczęło się wycofywać wielu potentatów międzynarodowych – w tym audytorzy z tzw. Wielkiej Czwórki. Swoje oświadczenie złożył np. Deloitte.

    Taki splot wydarzeń mógł dotknąć niektóre polskie firmy bardziej niż inne. Szczególnie mocno odczują to zapewne firmy, które prowadziły istotne relacje handlowe ze wschodnimi partnerami. Jednostki powinny mocno przemyśleć kwestię opisu w sprawozdaniu finansowym wpływu wojny na ich działalność. W grę może wchodzić np. brak możliwości realizacji kontraktów transportowych skierowanych na wschód. Przykładem mogą być także posiadane stany magazynowe, które już nie zostaną sprzedane.

    Więcej czasu na sprawozdanie

    Szczęśliwie, w tym roku kierownicy jednostek otrzymali więcej czasu na roztrząsanie wątpliwości. Na mocy rozporządzenia Minister Finansów przedłużył m.in. terminy na inwentaryzację, sporządzenie zestawienia obrotów i sald, a także przygotowanie oraz zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Wydłużono ponadto czas na skonsolidowane sprawozdania finansowe. Podobny zabieg miał miejsce w latach ubiegłych w związku z pandemią.

    Oficjalny informator rządowy dostępny jest tutaj.

    Z treścią rozporządzenia można zapoznać się tutaj.

  • Jak współpracować z audytorami due diligence?

    W ostatnim wpisie w ogólny sposób starałem się wyjaśnić na czym polega audyt due diligence i czemu on służy. Ponieważ wyniki raportu due diligence są w dużej mierze zależne od tego, jakie informacje zostaną przekazane audytorom – dzisiejszy wpis chciałbym poświęcić temu, jak modelowo powinna przebiegać współpraca pomiędzy pracownikami audytowanej firmy a audytorami.

    Pisząc dzisiejszy artykuł, muszę niestety zacząć od wskazania problemu, który w naturalny sposób utrudniał będzie współpracę audytorów z kadrą podmiotu audytowanego. Zdaję sobie sprawę z tego, iż często między tymi osobami istnieje konflikt interesów. Audytorzy chcieliby bowiem dotrzeć do wszelkich problemów, z którymi boryka się spółka, aby ujawnić je na możliwie najwcześniejszym etapie, natomiast pracownikom (co jest oczywiste) nie będzie zależało na przyznawaniu się do własnych potknięć. Nie chciałbym wnikać w szczegóły tej relacji, gdyż brak tutaj miejsca na to, niemniej muszę przestrzec przed machinalnym stawianiem pracowników spółki audytowanej w opozycji do audytorów. Przede wszystkim należy pamiętać, że błędy ukryte na etapie audytu najprawdopodobniej ujawnią się po transakcji, co skieruje nowego właściciela firmy w stronę osób odpowiedzialnych. Nie powinno się także zapominać o tym, że wiele spraw ujawnionych odpowiednio wcześnie może zostać w jakiś sposób wyprostowane.

    Mając powyższe zastrzeżenie już za sobą, przejdźmy do meritum. Kontakt audytorów z pracownikami audytowanej spółki zwykle zaczyna się od przesłania spółce ankiety. Celem ankiety jest określenie zestawu dokumentów, z którym audytorzy chcieliby się zapoznać. Ankieta najczęściej będzie miała postać listy pytań do spółki lub wykazu dokumentów. Pierwsze problemy na linii audytor-pracownik mogą pojawić się właśnie w związku z niezrozumieniem tejże ankiety. Pracownicy (i trudno ich za to winić) nierzadko mogą mieć problem z rozszyfrowaniem tego, jakie konkretnie dokumenty kryją się pod poszczególnymi pozycjami ankiety. Należy bowiem pamiętać, że audytorzy sporządzając ankietę nie znają jeszcze audytowanego przedsiębiorstwa. W związku z tym, zwykle starają się sporządzać pytania w możliwie najszerszy sposób. Efektem tego jest albo ankieta, która liczy kilkadziesiąt stron, albo pozycje opisane w bardzo ogólnikowy sposób. Z doświadczenia wiem, że najlepszym sposobem na rozstrzyganie tego typu problemów jest bezpośredni kontakt pracownika z audytorem. Krótka rozmowa telefoniczna najczęściej pozwala bardzo szybko określić jakich dokumentów audytor oczekuje. Wola współpracy ułatwia życie wszystkim: audytorzy szybciej będą mogli sporządzić raport, a pracownicy będą mieli znacznie mniej pytań uzupełniających do wyjaśnienia.

    agreement-business-businessman-872957

    Nieważne jak precyzyjnie sporządzona zostanie lista dokumentów i jak skrupulatnie dokumenty te zostaną przygotowane – bardzo często audytorzy i tak będą mieli pytania uzupełniające. Zwykle po wstępnej analizie dokumentacji pojawiają się wątki, które audytorzy chcieliby bardziej zgłębić. Wśród dokumentów badanych przez audytorów mogą również wystąpić wzmianki o innych dokumentach, które nie zostały dotychczas udostępnione. W przypadku tego typu pytań, pracownicy są już w stanie określić szczególny obszar zainteresowania audytorów. Dlatego mogą zdecydowanie przyśpieszyć przebieg due diligence, udostępniając audytorom od razu cały pakiet dokumentów dotyczący danego wątku. Należy pamiętać, że żmudne dochodzenie do meritum przy opornej współpracy firmy audytowanej może doprowadzić do tego, że audytorzy w raporcie wskażą  braki dokumentacyjne i ryzyka, których w rzeczywistości nie ma, chociaż niekompletność udostępnionych informacji będzie na to wskazywać. Warto zdawać sobie sprawę, że due diligence nie może trwać wiecznie i ciągłe uzupełnianie dokumentacji nie jest po prostu możliwe. Dlatego tak ważne jest sprawne kompletowanie akt firmy już na wstępnych etapach procesu.

    Ostatni etap współpracy audytorów i badanej spółki może mieć miejsce już po zakończeniu due diligence. Nierzadko badanie due diligence może ujawnić pewne ryzyka i zagrożenia, które są możliwe do wyeliminowania jeszcze przed zamknięciem transakcji. W takich przypadkach kupujący może zdecydować się na ujawnienie tych problemów sprzedającemu celem odniesienia się do nich i przedstawienia sposobu ich rozwiązania. Co więcej, usunięcie takich problemów może okazać się warunkiem dla zamknięcia transakcji. Na tym etapie osobami upoważnionymi do wyjaśnienia problematycznych kwestii z pracownikami audytowanej firmy często będą właśnie audytorzy – jako osoby posiadające najszerszą wiedzę na temat zauważonych problemów. W tym stadium procesu transakcyjnego warto skupić się na merytorycznej pracy nad rozwiązaniem problemu, a nie na poszukiwaniu winnego nieprawidłowości. Kupujący ustalił już błąd, można rzecz  – mleko się rozlało i najważniejsze jest posprzątanie. Przy takich rozmowach często bezcenne jest przedstawienie dotychczasowej praktyki firmy w radzeniu sobie z tego typu problemami.

    Mam nadzieję, że powyższe rady i pomysły ułatwią współpracę kadry firmy audytowanej z audytorami i uczynią wzajemne relacje nieco bardziej przyjaznymi. Jakie są Wasze spostrzeżenia jako badanych albo badających? Co szczególnie dało się Wam we znaki w toku due diligence? Zachęcam do dzielenia się w komentarzach.