Tag: pracownik

  • Dowóz pracowników do pracy tylko za zezwoleniem

    Dowóz pracowników do pracy tylko za zezwoleniem – tak w skrócie można podsumować wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. Wielu przedsiębiorców decyduje się na zapewnienie zorganizowanego transportu dla swoich pracowników. Jest to szczególnie popularne w dużych zakładach pracy, w których zharmonizowany transport pozwala na dochowanie rygorów pracy zmianowej. Przy organizowaniu tego typu dowozów, jak i przy zlecaniu takiej usługi na zewnątrz warto pamiętać o rygorach prawnych, które się z tym wiążą.

    Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o transporcie drogowym wykonywanie przewozów regularnych oraz przewozów regularnych specjalnych wymaga zezwolenia. Przewóz regularny (zwykły) to publiczny przewóz osób i ich bagażu w określonych odstępach czasu i określonymi trasami na zasadach określonych w ustawie prawo przewozowe (art. 4 pkt 7) ustawy o transporcie drogowym). Przewóz pracowników do zakładu pracy tej definicji z założenia nie spełnia, gdyż nie ma on charakteru publicznego – nie jest dostępny dla wszystkich chętnych pasażerów. Pytanie natomiast, czy dowóz pracowników do pracy nie spełnia definicji przewozów regularnych specjalnych? Zgodnie z art. 4 pkt 9 ustawy o transporcie drogowym przewóz regularny specjalny to niepubliczny przewóz regularny określonej grupy osób, z wyłączeniem innych osób. Innymi słowy chodzi o taki przewóz, w którym nie może wziąć udziału każdy pasażer.

    action-adult-bus-977237

    W sprawie kwalifikacji dowozów do pracy niedawno zapadło dosyć istotne orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. W uzasadnieniu wyroku WSA z dnia 29 listopada 2017 r. (III SA/Po 680/17) wyczytać możemy, że przewóz regularny specjalny nie musi się odbywać na trasie z klasycznym oznaczeniem przystanków, jak również na takich przystankach nie musi być zamieszczony rozkład jazdy kursującego środka transportu. Nie musi też występować klasyczna opłata za bilet. Wystarczy bowiem, że przewóz ten będzie się odbywał zgodnie z harmonogramem znanym pasażerom (tu: pracownikom dowożonym do pracy i z powrotem). Jak dalej argumentuje WSA – jeżeli przewóz organizowany jest na stałej trasie w sposób cykliczny-powtarzalny, według zasad podanych do określonej grupy pracowników, wówczas przewóz ten wypełnia dwie charakterystyczne dla przewozu regularnego specjalnego cechy: regularność i przewożenie określonej kategorii pasażerów, z wyłączeniem innych osób. Bez znaczenia pozostaje natomiast fakt, iż harmonogram przewozów ulegałby zmianie z uwagi na dostosowywanie transportu do indywidualnych potrzeb pracodawcy. Przy ustaleniu, czy zachodzi „regularność przewozów” należy mieć na względzie pewną ich cykliczność, powtarzalność, z i do określonych miejsc, wprowadzone stałe zasady przewozu w zakresie jego częstotliwości, podane do wiadomości pasażerów. Jeżeli natomiast schemat ten zakłada element zmienności, elastyczności co do godzin przejazdu oraz tras (przystanków) uwarunkowanych pewnymi czynnikami, to samo w sobie nie wyklucza to regularnego charakteru przewozu.

    Przy powyższych założeniach WSA w Poznaniu w badanym przez siebie przypadku ustalił, że dowóz pracowników do pracy spełnia przesłanki przewozu regularnego specjalnego, a w związku z tym przewoźnik powinien legitymować się stosownym zezwoleniem. Mając świadomość wspomnianego orzeczenia wojewódzkiego sądu administracyjnego warto dbać o to by podmioty, które świadczą usługi transportowe dla potrzeb zakładu pracy posiadały odpowiednie zezwolenia administracyjne.

  • Nowe zasady przechowywania akt pracowniczych

    Większość spółek dla skutecznego prowadzenia działalności gospodarczej musi zatrudniać odpowiednią kadrę pracowniczą. Każdy dyrektor ds. personalnych zapewne zdaje sobie sprawę z tego, jak dużo obowiązków biurokratycznych nakłada na nas prawo w związku z zatrudnianiem pracowników. Podstawowym obowiązkiem w tym zakresie jest prowadzenie i przechowywanie akt pracowniczych. Nie każdy jednak wie, że od 1 stycznia 2019 r. zakres tychże obowiązków ulegnie złagodzeniu.

    Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ma z założenia służyć zmniejszeniu zakresu obowiązków jakie ciążą na pracodawcach. Podstawową zmianą jest aż pięciokrotne skrócenie okresu, w którym akta pracownicze należy przechowywać z obecnych 50 lat do lat 10, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wedle znowelizowanych przepisów, pracodawca w świadectwie pracy poinformuje pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej osobistego odbioru w ciągu roku od upływu tego okresu. W przypadku, gdyby pracownik nie odebrał wspomnianej dokumentacji w wyznaczonym czasie, pracodawca zniszczy dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

    Drugą istotną zmianą dotyczącą akt pracowniczych jest możliwość ich prowadzenia w formie elektronicznej. Sama zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymagać będzie zeskanowania całej dokumentacji papierowej i opatrzenia takiego dokumentu cyfrowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana zaś w druga stronę polegać będzie na wydrukowaniu akt elektronicznych i opatrzeniu wydruków podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Szczegółowe warunki prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej zostaną wprowadzone na mocy odpowiedniego rozporządzenia, którego obecnie jeszcze nie znamy. Niemniej z obecnego brzmienia przepisów można odnieść wrażenie, że po zdigitalizowaniu akt papierowych, dodawanie kolejnych dokumentów wiązać się będzie każdorazowo ze sporządzaniem wersji pisemnej, która następnie będzie skanowana i opatrywana podpisem elektronicznym. Wydaje się, że takie rozwiązanie jest stosunkowo toporne i nie przystaje do idei nowelizacji. Być może rozporządzenie przedstawi sprawniejszy system prowadzenia akt elektronicznych.

    files-1614223_1920

    Istotną zmianą w zakresie obowiązków pracodawców jest poszerzenie obowiązków raportowych wobec ZUS. Nowelizacja przewiduje bowiem obowiązek przekazywania do organu rentowego w ramach imiennych raportów miesięcznych informacji niezbędnych do przyznania, ustalenia wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych (rozszerzony formularz ZUS RCA). Celem udostępniania tych informacji ZUS’owi za okres przed wejściem w życie nowelizacji (tj. między 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r.), pracodawcy będą przekazywali organowi rentowemu zbiorcze raporty informacyjne odnoszące się do pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniali w tym okresie. Przekazanie raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych we wspomnianym okresie warunkuje możliwość skorzystania ze skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych.

    Oprócz powyższych zmian, nowelizacja wprowadza także zasadę wypłacania wynagrodzenia pracownikom przelewem na rachunek bankowy. Wynagrodzenie płatne będzie gotówką tylko, jeżeli pracownik złoży w tej sprawie wniosek. Jest to właściwie odwrócenie obecnie obowiązującej zasady płatności gotówkowej, która w dobie XXI w. wydaje się być archaiczna.

    Nowelizacja wchodzi w życie zasadniczo z dniem 1 stycznia 2019 r.