Umowa między spółką a członkiem zarządu

Umowa między spółką a członkiem jej zarządu wymaga zachowania szczególnych rygorów formalnych. Przepisy kodeksu spółek handlowych uniemożliwiają proste podpisanie umowy przez członka zarządu z samym sobą. Sprawy nie rozwiązuje nawet zarząd wieloosobowy. Dla skuteczności takiej umowy konieczne jest szczególne pełnomocnictwo od właścicieli.

Pełnomocnik w umowie między spółką a członkiem zarządu

Zawieranie umów między spółkami a członkiem zarządu nie jest rzadkim zjawiskiem. Z reguły umowy te dotyczą jakiejś formy zatrudnienia (umowa o pracę czy kontrakt menadżerski) bądź świadczenia usług profesjonalnych, nie związanych z zarządzaniem (np. usługi programistyczne, czy lekarskie). W firmach rodzinnych często w grę  wchodzi wchodzić także odpłatne udostępnianie spółce nieruchomości np. w ramach umowy najmu czy dzierżawy.

Tego typu relacje nie są niczym dziwnym i mają swoje uzasadnienie gospodarcze. Należy jednak pamiętać, że mogą one wiązać się ze szczególnymi wymogami formalnymi. Transakcje między spółką, a osobami należącymi do jej zarządu są z natury rzeczy transakcjami podwyższonego ryzyka. Zarząd działa w naturalnym konflikcie interesów między interesem prywatnym a interesem spółki (jej wierzycieli, pracowników itp.). Stąd przepisy dot. spółek kapitałowych przewidują odrębne zasady podpisywania takich umów.

Zasadą jest, że członek zarządu nie może reprezentować spółki w umowie zawieranej z nim. Zamiast tego, spółka powinna być reprezentowana przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą organu właścicielskiego. Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, gdy mamy do czynienia z jednym członkiem zarządu, który jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki. W takim wypadku umowa musi obowiązkowo przyjąć postać aktu notarialnego, który dodatkowo notariusz zgłasza do krajowego rejestru sądowego.

Trudna rola pełnomocnika

Niestety, jak to często bywa, kłopotliwe staje się określenie kto może być pełnomocnikiem wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Wątpliwości nie budzi zaangażowanie pełnomocnika zupełnie spoza grona zarządu. Taka sytuacja jest czysta i najbardziej bezpieczna. Zdarzają się jednak przypadki, w których trudno włączyć w proces kogoś z zewnątrz gdyż wszystkie osoby wdrożone w sprawę są członkami zarządu. Czy w takim wypadku pełnomocnictwo może być udzielone innemu członkowi zarządu?

Pozytywną odpowiedź daje stosunkowo świeży wyrok Sądu Najwyższego z lutego ubiegłego roku. Na gruncie przepisów o spółce z o.o. (które są analogiczne do przepisów o spółce akcyjnej) SN stwierdził, że pełnomocnikiem spółki może być także inny członek zarządu. Powołanie pełnomocnika należy do kompetencji zgromadzenia wspólników. Jeżeli ustawa nie ogranicza wprost tej kompetencji, to zasadą powinno być przyznanie zgromadzeniu wspólników możliwości wyboru osoby pełnomocnika w ramach autonomicznej decyzji tego organu.

Orzeczenie to spotkało się jednak z krytyczną reakcją doktryny. W starszych wyrokach, sądy niższej instancji również miewały tendencje do prezentowania bardziej restrykcyjnego podejścia. Przykładowo, zdaniem Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, udzielenie pełnomocnictwa członkowi zarządu prowadziłoby do obejścia przepisów. Biorąc pod uwagę to, że sytuacja reprezentacji spółki w umowie z członkiem zarządu cały czas jest niepewna, bezpieczniej jest powołać na pełnomocnika osobę spoza grona  członków zarządu.