Tag: podpis

  • Sprawozdanie podpisze jeden członek zarządu

    Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności będzie mógł podpisać jeden członek zarządu. Wszystkie roczne dokumenty sprawozdawcze spółki będą przygotowywały w ujednoliconym formacie XHTML. Takie zmiany przewiduje projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości przyjęty przez Rząd.
    Jeden podpis na sprawozdaniu finansowym

    Projekt nowelizacji przewiduje możliwość podpisywania sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności spółki przez jednego członka zarządu wieloosobowego. Warunkiem jest uprzednie upoważnienie go przez pozostałych członków zarządu. Zmiany mają uprościć funkcjonowanie jednostek z zarządem wieloosobowym. Szczególnie dotyczy to podmiotów, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy. Tego typu spółki miewały w przeszłości problemy z organizowaniem akceptowanych w Polsce podpisów elektronicznych dla cudzoziemców. Stanowi to pokłosie wprowadzenia w 2018 r. obligatoryjnej formy elektronicznej dla dokumentów sprawozdawczych.

    Jednolity format sprawozdań rocznych

    W myśl założeń nowelizacji, sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności emitentów mają być sporządzane w formacie XHTML. W przypadku pozostałych jednostek stosujących Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej wymagany będzie format XHTML lub inny przeszukiwalny. Celem zmian jest ujednolicenie przepisów ustawy o rachunkowości z prawem UE oraz zwiększenie użyteczności sprawozdań (możliwość automatycznego przeszukiwania dokumentu oraz porównania, analizowania i interpretowania danych).

    Dzięki projektowanym rozwiązaniom uprościmy zasady podpisywania sprawozdań finansowych przy zachowaniu ich elektronicznego formatu. W ten sposób odpowiadamy na postulaty rynku, szczególnie NGOs. Ujednolicamy także formaty sprawozdań finansowych emitentów. Zwiększy to dostęp do danych, których analiza i interpretacja będą łatwiejsze. Polska Agencja Nadzoru Audytowego będzie mogła natomiast efektywniej realizować swoje zadania, dzięki większym możliwościom wykorzystania nowoczesnych technologii teleinformatycznych

    – powiedział wiceminister finansów Piotr Patkowski.
    Inne zmiany

    Przy okazji nowelizacji ustawy rachunkowości zmodyfikowane mają zostać także przepisy dotyczące biegłych rewidentów. Polska Agencja Nadzoru Audytowego zyska możliwość przeprowadzania zdalnych kontroli w firmach audytorskich. Inne modyfikacje dotyczyć będą wewnętrznego trybu funkcjonowania agencji, zasad tajemnicy zawodowej biegłego rewidenta czy sposobu sporządzania sprawozdania z badania sprawozdań finansowych.

    Z oficjalnym komunikatem na temat projektu można zapoznać się tutaj.

  • Parafa to nie podpis

    W dobie XXI wieku, w której króluje informatyzacja całego życia, a w szczególności życia gospodarczego, coraz mniejsze znaczenie przywiązuje się do rozwiązań tradycyjnych. Czy w zdigitalizowanym świecie pozostało jeszcze miejsce dla papieru? Otóż w prawie cywilnym dokumentowanie umów i innych czynności na piśmie dalej zajmuje miejsce honorowe. Natomiast jeśli już mówimy o formie pisemnej to trudno nie poruszyć kwestii podpisu.

    Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Innymi słowy, złożenie odręcznego podpisu na wydrukowanym dokumencie, formularzu itp. jest równoznaczne z tym, że podpisujący składa oświadczenie woli opisane w tym dokumencie. Wydaje się to intuicyjne – skoro coś podpisuję, to znaczy, że się z tym zgadzam. W związku z tym podpis jest elementem kluczowym dla zachowania formy pisemnej.

    Podpis jaki jest każdy widzi, a przynajmniej tak by się wydawało. Niemniej jednak, jak się okazuje określenie co podpisem już jest, a co jeszcze się nie kwalifikuje wcale nie jest takie proste. Trudnego zadania zdefiniowania pojęcia „podpisu” podjął się ostatnio Sąd Okręgowy w Gliwicach (z treścią wyroku możemy zapoznać się tutaj). Zgodnie z tezą wyrażoną przez Sąd podpis powinien obejmować co najmniej nazwisko podpisującego i nie chodzi przy tym o dowolną postać pisanego znaku ręcznego, lecz o napisanie nazwiska. Nazwisko może być napisane w formie skróconej i niekoniecznie musi być czytelne. Powinno jednak być napisane w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej, a kształt i wykonanie własnoręcznego podpisu powinny stwarzać w stosunku do niej pewność, że chciała ona podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz uczyniła to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. Chodzi tutaj o ewentualną możliwość weryfikacji autentyczności podpisu przez grafologa.

    signature-523237_1920

    Nie do końca wiadomo co to znaczy, że nazwisko może być napisane w formie skróconej. Sąd Okręgowy w Gliwicach wyraził jedynie stanowisko, że inicjały czyli znaki graficzne obejmujące pierwszą literę imienia i nazwiska, a także parafy nie spełniają kryteriów podpisu. Granice tutaj niestety są dosyć płynne. Pominięcie niektórych liter (zwłaszcza samej końcówki nazwiska) nie powinno podważać ważności podpisu tak długo, jak pozostałe znaki da się odczytać i zrozumieć ich znaczenie gramatyczne. Orzecznictwo kieruje się także ku rozluźnieniu wymogów co do czytelności podpisu z uwagi na praktykę obrotu gospodarczego. Natomiast decydującą kwestią wydaje się być możliwość przypisania podpisu do konkretnej osoby. Innymi słowy chodzi o to, czy podpisujący się zwykle używa takiej formy podpisu.

    Na przykładzie podpisu doskonale widać jak pozornie proste kwestie mogą urosnąć do zawiłego problemu prawnego – szczególnie, gdy od jednego podpisu zależą bardzo duże pieniądze. Myślę jednak, że jeśli przyjmujemy od kogoś istotny dokument (np. weksel) – warto zadbać o to, aby podpis był jednak czytelny.

  • Publiczny podpis elektroniczny

    Jednym z hamulców elektronicznego obiegu dokumentów (w szczególności tych urzędowych) był utrudniony dostęp do podpisu elektronicznego. Przez wiele lat usługi certyfikacji elektronicznej świadczyły wyłącznie podmioty komercyjne, z których korzystanie często postrzegane było jako niepotrzebny koszt. Z drugiej strony, sama sposobność urzędowego wykorzystywania dokumentów zaopatrzonych w podpis elektroniczny była dość ograniczona. W ostatnich latach sytuacja zaczęła się jednak korzystnie zmieniać wraz z rozwojem rządowego portalu https://www.gov.pl oraz wprowadzeniem możliwości elektronicznego podpisania dokumentów profilem zaufanym za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Wygląda na to, że Ministerstwo Cyfryzacji wykonało kolejny krok w stronę większej dostępności certyfikacji elektronicznej.

    Jakiś czas temu podpis elektroniczny stał się bardziej dostępny niż kiedykolwiek. We wspomnianym portalu gov.pl, w zakładce „Przedsiębiorca” pojawiła się bowiem opcja „Podpisz dokument elektronicznie” za której pomocą możemy:

    1. opatrzyć cyfrowy dokument (plik) podpisem elektronicznym (również taki, który już został przez kogoś podpisany),
    2. odczytać podpisany dokument oraz
    3. sprawdzić, czy podpisy złożone pod dokumentem są prawidłowe.

    Korzystanie z rządowej „podpisywarki” wymaga posiadania profilu zaufanego (e-puap) lub e-dowodu. Jak wspominałem, najprostszym sposobem na uruchomienie profilu zaufanego jest aktywowanie go za pośrednictwem bankowości elektronicznej (taką opcję oferuje większość najbardziej popularnych banków na polskim rynku). Przy takim rozwiązaniu podpisywanie dokumentów odbywa się z zastosowaniem podobnej procedury autoryzacyjnej jak przy zlecaniu zwykłego przelewu.

    internet-3484137_1920

    Usługę podpisywania dokumentów możemy wykorzystać np. do podpisania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (o tym obowiązku pisaliśmy już tutaj). Natomiast sama platforma wydaje się nie czynić żadnych ograniczeń co do rodzaju dokumentu, na którym chcemy złożyć podpis elektroniczny. W praktyce, moglibyśmy ją wykorzystać dla potrzeb załatwiania różnych spraw urzędowych, a być może i finalizowania umów w formie elektronicznej jako równoważnej formie pisemnej. Warto dodać, że podpisywanie dokumentów profilem zaufanym jest bezpłatne.

    Czas pokaże czy „podpisywarka” przyjmie się na stałe i będzie sprawnie realizować swoje funkcje. Moim zdaniem udostępnienie takiego narzędzia jest zdecydowanym krokiem we właściwym kierunku. Miejmy nadzieję, że również urzędy podążać będą w tę samą stronę i zaakceptują szerszą „elektronizację” obrotu. W praktyce, posługiwanie się dokumentami cyfrowym odciąża przecież nie tylko petentów (w tym przedsiębiorców), ale także i samych urzędników. Dokumenty i formularze w postaci elektronicznej znacznie łatwiej zabezpieczyć przed błędami, które system może sam wychwytywać. Pozwala to np. uniknąć czasochłonnego wzywania petenta do usunięcia braków przy zastosowaniu tradycyjnego obiegu pocztowego.