Kawa z ciastkiem, czyli posiłek dla pracownika

podatki

Przedsiębiorca prowadzi firmę w której zatrudnia kilkunastu pracowników. Dbając o swoich pracowników, kupuje kawę, herbatę, soki, wodę, które udostępniane są pracownikom do spożycia w miejscu pracy. Ponadto kilka razy w miesiącu w okresach skomplikowanych i czasochłonnych projektów ten sam przedsiębiorca dokonuje również zakupu posiłków na rzecz pracowników. Czy tak wskazane wydatki stanowić będą koszty uzyskania przychodów spółki? Co z podatkiem VAT?

Koszty uzyskania przychodów

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.).

Zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.) pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Użycie przez ustawodawcę zwrotu „woda zdatna do picia lub inne napoje” oznacza, iż pracodawca może wypełnić ciążący na nim obowiązek na kilka sposobów. Może zapewnić np. tylko wodę zdatną do picia lub też wyłącznie inne napoje takie jak sok, kawa czy herbata. Może także połączyć obie opcje wskazane powyżej i wówczas pracownicy będą mieli prawo skorzystać zarówno z wody zdatnej do picia, jak również innych napojów.

Z powyższego wynika zatem, że napoje dla pracowników stanowią świadczenie BHP, w konsekwencji są dla pracodawcy kosztem uzyskania (zob. Paweł Ziółkowski, Komentarz praktyczny. Czy stanowi koszt uzyskania przychodu wydatek na artykuły spożywcze zakupione dla pracowników?).

Powyższe stanowisko potwierdzają liczne interpretacje indywidualne, np. stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 lipca 2015 r. (sygn. sprawy IBPBI/2/4510-375/15/APO): Wydatki ponoszone na zakup ogólnodostępnych artykułów spożywczych, w szczególności owoców, w założeniu Spółki mają na celu poprawę warunków pracy i atmosfery pracy, stanowią przejaw dbałości o poprawę zdrowia, kondycji fizycznej i samopoczucia pracowników, co przyczynia się do poprawy wydajności ich pracy, a w efekcie prowadzi do zwiększenia przychodów uzyskiwanych przez Spółkę.  (…) Wśród kosztów uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze obejmujące m.in. wydatki, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników”.

Posiłki profilaktyczne

Warto w tym miejscu dodać, że posiłki profilaktyczne stanowią odrębną kwestię. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie: posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego oraz napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy. Posiłki powinny zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal.

Zgodnie zatem  z powyższym wydatki ponoszone przez pracodawców na zakup posiłków profilaktycznych i napojów dla pracowników następują w wyniku wypełnienia obowiązków nałożonych stosownymi przepisami. Z uwagi natomiast na fakt, że ich celem jest zapewnienie pracownikom właściwych warunków pracy, wydatki te ponoszone są w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą osiągnięciu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródeł przychodów. Spełniają zatem główny warunek, umożliwiający zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych.

Podatek od towarów i usług

Co do zasady, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych. Tak stanowi art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Pierwsza istotna kwestia to ustalenie sposobu nabycia towarów/posiłków.

Posiłki i napoje dla pracowników mogą być nabywane w różny sposób i to właśnie od sposobu nabycia będzie zależało, czy podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych zakupów.

  1. Usługa gastronomiczna

W sytuacji gdy nabycie posiłków i napojów nastąpi w ramach usługi gastronomicznej, czyli najprościej mówiąc pracodawca zamówi je w pobliskiej restauracji, w której posiłek będzie przygotowywany i podawany, przedsiębiorca nie odliczy podatku naliczonego od posiłków i napojów nabywanych w ramach usługi gastronomicznej.

  1. Usługa cateringowa

Jeżeli ten sam przedsiębiorca skorzysta z oferty firmy cateringowej, tj. usługa będzie polegała na przygotowywaniu i dostarczaniu gotowych posiłków do firmy, wówczas pracodawca będzie mógł odliczyć VAT naliczony od zakupionych artykułów spożywczych.

W praktyce pojawiają się jednak liczne wątpliwości, czy w danym przypadku występuje przekazanie towarów lub świadczenie usług na cele osobiste pracowników.

Cele osobiste pracownika

„W odniesieniu do opisanych artykułów spożywczych zużywanych przez pracowników jako drobny poczęstunek do spożycia przez nich w czasie bieżącej pracy, tj. w sytuacji, gdy pracownik sam decyduje, czy i kiedy się nimi poczęstuje, brak jest argumentów przemawiających za odliczeniem podatku, gdyż nie wiąże się to z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Zatem skoro wydatki na nabycie ww. towarów nie są związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, to Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur dokumentujących poniesione wydatki. Wyjątkiem od powyższej sytuacji jest zużycie artykułów spożywczych podczas spotkań z kontrahentami.” (zob. interpretacja indywidualna, ITPP1/4512-1163/15/DM).

„Przekazanie drobnych słodyczy takich jak np. ciastka do wolnego spożywania przez pracowników w czasie pracy, przez Wnioskodawcę swoim pracownikom, należy uznać za czynność wyczerpującą znamiona zużycia na cele osobiste, prywatne tych osób. Konieczność zapewnienia drobnych słodyczy przez Wnioskodawcę swoim pracownikom nie wynika z żadnych przepisów (np. bhp) jak również w ocenie tut. organu nie jest niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, a pracownicy są zobowiązani świadczyć pracę niezależnie od poczęstunku jaki serwuje im z własnej woli pracodawca. To do pracownika należy wybór posiłku oraz ustalenie miejsca i czasu jego spożycia. Zatem wydawanie pracownikom takich produktów jak ciastka ma na celu zaspokojenie ich potrzeb prywatnych.” (zob. interpretacja indywidualna, IPTPP4/443-663/14-2/MK)

Kluczem będzie zatem ustalenie, czy w konkretnym przypadku zakup artykułów spożywczych jest związany z prowadzoną działalnością, tj. czy posiłki są spożywane przez pracowników podczas spotkań, zebrań, szkoleń, narad wewnętrznych, czy też są konsumowane przez pracowników w ramach swobodnego korzystania w trakcie pracy (udostępniania w pomieszczeniach socjalno-kuchennych), bowiem w tym drugim przypadku organy podatkowe stoją na stanowisku, że pracodawca nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT.

autor